上海翻译公司完成系统分析报告中文翻译

1. 引言

1.1编写目的

本文档详细描述北京福田戴姆勒汽车有限公司的费用控制系统必须满足的功能需求，作为本项目的项目管理人员、系统设计人员、编码和测试人员以及与本项目相关的其他人员开展工作的基础和依据，同时也界定了本项目的工作内容和目标。 

1.2项目背景

福田戴姆勒汽车公司成立于2011年12月26日，并于2012年7月1日起正式进入运营，其前身是福田汽车下属欧曼本部事业部。根据最新的合资公司组织机构，该业务涉及公司职能部门、营销公司、技术中心、欧曼工厂、发动机工厂，合资公司部门（含二级部）总量已经达到89个（后期继续不断变化），人员总量约5000人，同时随着业务的拓展、规模的不断扩大，现有的预算管理及费用报销流程，已不适应现在的管理要求，在费用报销过程中出现了诸多弊端，主要表现在以下几方面：

(1) 营销公司市场人员相关费用报销、欧曼工厂下辖工厂费用的支出报销，均需要到公司驻地来办理，存在路途较远的问题。

(2) 原始单据的填制和粘贴不规范，财务核算人员需要花大量时间补充和修正相关信息。

(3) 不同种类和金额的报销申请对应不同的审批流程，因报销申请人对流程不熟悉而导致审批的延迟。

(4) 原始单据需要经过诸多审批环节的流转和交接，而且容易造成个别的丢单或单据到位延迟的情况。

(5) 由于领导出差或有关审批人员请假而导致审批延迟，会影响到正常的费用支出，同时财务部会受到较大的压力甚至投诉。

(6) 每月大量的费用报销小部分通过现金结算，现金出纳的工作量大大加重，而且现金的存取风险较大，另大部分为银行存款支付，全部需要手工录入网银系统，工作量大且极易出错。

(7) 费用报销全部由费用制单员一一编制会计凭证，大量的凭证属于重复制单，简单且工作量较为繁重。

(8) 部门领导需了解本部门某项费用预算立项及使用情况时，必须要部门费用管理员进行单独统计，无法做到适时掌控该部门的费用预算立项及使用情况。

1.3参考资料

《北京福田戴姆勒财务审批权限管理规定》

《差旅费管理办法及补充通知》

《报销管理规范》

《项目费用管理办法》

《归口管理费用》

《福田戴姆勒营销公司促销费用管理办法》 

2. 项目概述

2.1项目目标

(1) 满足灵活性、全球化需要。满足公司业务灵活调整变化的需要，满足多语言、多币种、汇率调整；

(2) 统一平台，实现费用报销和资金支付流程的统一化、规范化、标准化、透明化、自动化；

(3) 实现预算实时预警，实现年度、月度的弹性刚性费用控制，并灵活设置预算控制点；

(4) 能够按照管理需要出具平台存在数据的多维度的预实分析报表；

(5) 具有较强的拓展性，以费用报销功能为切入点，推动财务内控相关业务的信息化，能够支持未来集团财务战略的实施；

(6) 与SAP相关模块及网银等外部系统良好的系统集成，进行流畅的数据交流，提高效率。

2.2实施范围

类别 范围描述

组织范围 公司职能部门、营销公司、技术中心、欧曼工厂、发动机工厂，合资公司部门（含二级部）总量已经达到89个（后期继续不断变化）

信息系统范围 物理：福田戴姆勒汽车办公大楼

网络：福田戴姆勒汽车构成信息系统网络传输环境的线路介质、设备和软件。由局域网、城域网和广域网等组成。

应用：涉及到SAP系统、DMS系统、IAM系统、OA系统、银企直连、系统、RTX、邮件、短信等

主机：支撑应用系统的服务器及其操作系统、数据库、中间件、软件平台系统

安全管理：包括安全策略、规章制度、人员组织、项目安全管理和日常运行管理等。

业务范围 预算管理、业务申请与立项管理、费用报销管理、研发费用管理、资金管理、合同管理。

业务流程范围 预算管理 日常费用年度预算、月度计划调整流程

专项费用年度预算、月度计划调整流程

项目型费用年度预算、月度计划调整流程

业务申请和立项管理 出差申请审批流程

日常费用申请流程

专项费用立项流程

专项费用跨年续转流程

项目型费用立项流程

项目型费用跨年续转流程

费用报销管理 差旅费报销流程

日常费用报销报销流程

福利费报销流程

教育经费报销流程

专项费用报销流程

项目型费用报销流程

冲销流程

研发费用管理 研发费预算调整流程

研发费立项流程

研发费报销流程

整车试验人员差旅费报销流程

促销费用管理 促销费预算、月度计划调整流程

促销费立项流程

促销费立项释放流程

经销商报告申请流程

促销费用方案兑现流程

促销费报告兑现流程

促销费报销兑现流程

资金管理 个人借款申请流程

还款申请流程

预付款申请流程

转账申请流程

外部单位往来报销资金付款流程

临时付款流程

供应商付款计划审批流程

其他付款申请流程

批量付款申请流程

收款通知单

银行收款单

 

2.3使用对象

与业务相关的北京福田戴姆勒汽车公司的所有员工

3. 业务需求

3.1业务需求概述

3.1.1概述

3.1.2现有相关业务

3.1.3现有业务流程图及说明

3.1.4现有业务存在的缺陷

3.1.5可能的改进方法

3.1.6需求

 

 

 

3.2相关信息系统分析

4. 功能需求分析

4.1预算管理

目前公司的预算采用日常费用控制和项目费用控制两个维度，采取年度预算、月度计划、月度滚动计划结合的方式进行预算的编制和控制。对于一些大型项目或跨年度的项目，采取这样的控制方式，无法完全满足公司的要求，无法控制和了解项目的整体情况。

营销公司的预算费用分为日常费用、专项费用（含服务费、传播费）、促销费用。为了公司的费用标准化管理，将公司与营销公司的日常费用、专项费用进行统一管理。

通过对业务的调研和梳理，结合公司和财务的管控要求，本系统将费用按业务分为四个维度进行控制和管理，分别是日常费用、专项费用、项目费用、研发费用，具体的预算编制和控制的整体结构图如下：

 

由于研发费用的预算管理比较复杂，单独一个模块对研发费用的预算、立项、进行管理，详见4.4

4.1.1 日常费用预算    

日常费用是指维持日常运营所需的各项费用。例如：办公费、差旅费、招待费等，这部分费用按费用科目进行预算编制和控制。日常费用中所含的会计科目包括办公费、通讯费、日常招待费、差旅费等。日常费用控制模式是用年度预算控制月度计划，用月度计划控制实际报销。

日常费用涉及到的会计科目如下表所示：

序号 一级科目 二级科目 科目代码 核算内容

1 办公费 办公费-办公用品 6601005001 名片制作、部门购买日常办公用品费用，后勤部门从库房直接领用的电器、电料 

2 办公费-办公资料 6601005002 图书资料、报刊杂志、购买发票等费用

3 办公费-办公用品（自动记账） 6601005003 日常办公用品，创预留领用自动记账

4 办公费-办公耗材(自动记账) 6601005004 部门日常领用硒鼓、A4纸等办公耗材

5 办公费-办公日杂（自动记账） 6601005005 部门日常用办公日杂费用

6 办公费-印刷品（自动记账） 新增 部门领用的送检单、领料单

7 办公费-办公耗材 新增 　

8 办公费-办公日杂 新增 部门购买的茶叶、桶装水、纸杯等办公消耗

9 办公费-印刷品 新增 印刷各种单据、证件等费用

10 通讯费 通讯费-固定电话费  6601004001 各部门固定电话费用

11 通讯费-移动电话费  6601004002 领导及特殊岗位人员通讯补助

12 通讯费-宅电补 新增，原来在固定电话费中核算 领导固定电话补助

13 通讯费-邮寄费  6601004003 各部门日常邮寄费用

14 通讯费-站点费  6601004004 公司系统租赁费及使用费、线路租赁费等

15 差旅费 差旅费-市内交通费 6601003001 北京市内发生的交通费

16 差旅费-国内差旅费  6601003002 国内外出办公、开会、培训等发生的差旅、住宿费用等

17 差旅费-出国差旅费  6601003003 出国办公、开会、培训等发生的差旅、住宿费用等

18 差旅费-巡回差旅费  6601003004 营销市场一线人员差旅

19 招待费 业务招待费-日常招待费  6601020001 部门招待公司内部人员发生的招待费，月度定额

20 运输费 运输费-过路过桥费  6601007002 公务车外出发生的过路过桥费

21 运输费-差旅费  6601007003 公务车司机补助及考核费用

22 运输费-外租车辆费  6601007004 公关传播部租用班车费用、各部门外租车辆费用

23 运输费-燃料 6601007010 物料消耗核算的公务车加油调整至此科目

24 修理费 修理费-汽车修理费  6601006001 公务车修理、保养费用

25 修理费-电脑修理费  6601006003 电脑、打印机等电脑类低值修理费用

26 修理费-房屋修理费  6601006005 各部门发生的房屋小修理费用

27 修理费-其他修理费  6601006009 部门日常小修理费用（办公低值、对讲机修理等）

28 物料消耗 物料消耗-包装物-纸包装 6601009001 配件费用科目

29 物料消耗-包装物-木包装 6601009002 配件费用科目

30 低值易耗品 低值易耗品摊销-办公用低值  6601010002 桌椅、对讲机等办公低值费用

31 低值易耗品摊销-电脑外设低值  6601010004 后勤各部门购买的U盘、显示器等电脑外设低值

32 低值易耗品摊销-其他低值  6601010006 　

33 低值易耗品摊销-办公低值（自动记账）  6601010008 车间领用的办公类低值物品

34 劳保费用 劳动保护费-劳保服装 新增 　

35 劳动保护费-劳保服装（自动记账） 6601011001 工作服费用

36 劳动保护费-定额劳保用品 6601011002 每月定额劳保费用，10元/人，工资发放

37 劳动保护费-保健费  6601011003 部门保健费用，10元/人，工资发放

38 劳动保护费-劳保（自动记账） 6601011004 后勤部门发放毛巾等劳保用品

39 警卫消防费 警卫消防费-器材 6601027001 消防栓维护和更换、警具维修及更换、消防知识培训，消防演习、民兵军事训练等发生的费用

40 警卫消防费-劳务　 6601027002 保安工资

41 警卫消防费-消防器材（自动记账） 6601027003 创预留库房领用的灭火器购买及换粉

42 绿化卫生费 绿化卫生费-绿化费  6601028001 垃圾清运、绿化维护、绿植购买及租摆、购买新垃圾桶费用

43 绿化卫生费-保洁费  6601028002 办公楼、厂区保洁费用以及保洁用品购买、清洗椅子、化粪池清掏发生的费用

44 劳务费 劳务费  6601056001 部门外聘、返聘技师工资以及兼职人员补助

45 服务车使用费 服务车使用费 6601021001 配件科目

46 商品车运费 商品车运费-商品车驾送运费 6601030001 营销公司发生的大委改驾送运费及个别经销商申请走高速发生的运费

47 配件运费 配件运费-社会物流-公路运输 6601034001 配件费用科目

48 配件运费-社会物流-调拨 6601034005 配件费用科目

49 配件运费-社会物流-清退 6601034006 配件费用科目

50 加换装费用 加换装费用 6601071001 需要改变车辆的配置状态所产生的工时费以及旧件处理费用

51 残疾人保障金 残疾人保障金 6601062001 公司交纳的残疾人保障金

52 翻译费  翻译费  6601073001 董事会办公室委外翻译发生的翻译费用

53 租赁费 租赁费-仓储租赁费  6601012001 库房、场地租赁发生的相关费用

54 租赁费-搬迁、装卸费用  6601012002 　

55 租赁费-其他 6601012003 其他零星租赁费用

56 取暖费 办公取暖费  6601026001 　

57 其他费用 　 6601999000 工厂的除渣费用、质量管理部的认证费和财务部的补差

58 职工福利 应付职工薪酬-职工福利-丧葬抚恤金  2211002023 员工退休前非因公死亡货退休后死亡，其供养的直系亲属享受的丧葬补助和一次性抚恤金

59 应付职工薪酬-职工福利-慰问费用 2211002024 公司级以上生活困难的劳动模范走访慰问费用及对异地工作人员春节发放的慰问费

60 应付职工薪酬-职工福利-旺季生产伙食补贴 2211002025 旺季生产期间对车间工人的伙食补贴

61 应付职工薪酬-职工福利-大学生生活安置费 2211002026 给予专科以上学历人员初次就业生活安置费用

62 应付职工薪酬-职工福利-全国新聘人员补助-水电费用 2211002030 对符合条件的全国招聘人才的特殊优惠待遇（招聘一年周期内）

63 应付职工薪酬-职工福利-全国新聘人员补助-搬迁补助 2211002031 对全国招聘人员因工作需要需跨省搬家给予的搬家补助费

64 应付职工薪酬-职工福利-租房补贴-租房补贴 2211002035 对优惠租住公司住房人员给予的补贴

65 应付职工薪酬-职工福利-租房补贴-社会租房补贴 2211002036 对无法安排公司内部租房的人员所给予的社会租房补贴

66 应付职工薪酬-职工福利-集体福利设施费用-务室支出 2211002040 职工医务室用于集体福利设施的相关支出

67 应付职工薪酬-职工福利-集体福利设施费用-食堂支出 2211002041 职工食堂用于集体福利设施的相关支出

68 应付职工薪酬-职工福利-集体福利设施费用-职工宿舍支出 2211002042 职工集体宿舍用于集体福利设施的相关支出

69 应付职工薪酬-职工福利-集体福利设施费用-其他 2211002043 其他用于职工集体福利设施的相关支出

70 应付职工薪酬-职工福利-职工生日礼品 2211002046 职工生日礼品的相关支出

71 应付职工薪酬-职工福利-工伤药费 2211002047 职工工伤药费相关支出

72 应付职工薪酬-职工福利-退休支出  2211002048 退休职工的相关费用，包括退休职工企业补助、退休职工过节取暖费等

73 应付职工薪酬-职工福利-离休支出 2211002049 离休职工的相关费用，包括离休职工企业补助、离休职工过节取暖费等

75 应付职工薪酬-职工教育经费 2211005002 核算员工参加的外部培训和人力资源部规划的公司级的培训

 

   其中自动记账部分的科目，在本系统中只做预算，不进行控制，月底将SAP中的实际领料数据推送到费控中。 

4.1.1.1年度预算导入

4.1.1.1.1业务描述

各业务部门（四大工厂（冲压、欧曼1、欧曼2、车架工厂）、发动机工厂、技术中心、营销公司）费用管理员根据财务提供的年度预算模板编制下一年度的预算，在每年12月25日前完成各部门下一年度的预算编制，并提交到财务，财务预算管理员将各部门提交的年度预算，导入到本系统，该模板含年度预算及月度计划。

日常费用预算做到二级科目，报销时按一级科目的月度计划进行控制。

4.1.1.1.2业务单据

 

4.1.1.1.3业务规则

1. 财务部预算管理员依次将每个部门审批后的预算导入到本系统中

2. 年度预算总额=12个月之和，如果不相等，则不允许保存和提交

4.1.1.2年度预算调整

4.1.1.2.1业务描述

年度预算的调整分为两种情况：年度预算追加和年度预算内科目间调整，预算追加指的是年度预算的追加，是在当前预算状态的基础上再增加预算额度。年度预算内科目间调整是指在不增加年度预算的前提下，调整不同科目间的额度。例如，从财务部日常招待费中调出10万到差旅费中。年度预算的追加可在费用预算调整模板进行处理（详见4.1.1.2.3），追加预算和预算内科目间调整都需要走审批流程，具体的流程详见4.1.1.2.2。

4.1.1.2.2业务流程

1.职能部门、工厂、技术中心预算调整流程

 

 

2、营销公司预算调整流程：

  

4.1.1.2.3业务单据

 

年度预算调整的审核单据

说明：在进行预算追加或调整时，当前月份前的月份显示的是实际发生数，当月及后续的月份都显示的是最新版的月度计划数。

4.1.1.2.4业务规则

1. 各业务部门调整本部门的年度预算

2. 公司层面可根据业务情况进行日常预算的追加，当报销超预算或编制月度滚动计划时也可发起预算的调整。

3. 年度预算内科目间调整

1).年度预算总额取最新版预算数据，调整额手工输入，调整后预算=年度预算总额+调整额。

2).系统校验，调整后预算=1-12月预算合计。调整额合计必须小于等于零。

4. 年度预算追加

1).年度预算总额取最新版预算数据，追加额手工输入调整额字段，然后要在

后续月份进行分摊。

2).系统校验，调整后预算=1-12月预算合计。

5. 此单审批完成后会更新“年度预算/月度计划导入”单据（详见4.1.1.1.2）中的数据，生成一个新的预算版本。“预算追加金额”字段去更新“年度预算/月度计划导入”单据的“预算追加”字段。“追加后金额”字段更新“年度预算/月度计划导入”单据的“追加后金额”字段。每个月份的“调整后金额”字段更新“年度预算/月度计划导入”单据相关月度计划拆分。

4.1.1.3月度计划调整

4.1.1.3.1业务描述

月度计划调整指的是在不超年度预算总额的原则下进行的相同科目不同月份间的调整。例如，把财务部2014年业务招待费6月份的预算调给5月份10万元。在调整月度滚动计划时，当前月份前的月份显示的是实际发生数，当月及后续的月份都显示的是最新版的月度计划数。

4.1.1.3.2业务流程

1.职能部门、工厂、技术中心预算月度计划调整

 

2.营销公司月度计划调整：

   

4.1.1.3.3业务单据

 

日常费用月度计划调整单据

4.1.1.3.4业务规则

1. 在月底时，可根据业务实施情况对下月和后续月份的计划进行调整；

2. 当报销超月度计划时，可申请调整；

3. 如果想把5月份的预算金额调增5万元，则可在1月份的调整金额字段对应的费用科目栏里录入6，调减则录入-4。

4. 调整后12个月的月度计划总额应不大于年度预算总额字段中的数据，如果不相等系统拒绝保存和提交。

4.1.2 专项费用预算

专项费用是指为开展某项专门的工作事项而产生的费用。该工作持续周期短，费用低，涉及部门单一。涉及到的科目主要有项目招待费、修理费、会议费、咨询费、诉讼费、人才招聘费、宣传费。从预算编制的角度来看，与日常费用预算区别在于专项费用预算还要细分到具体的事项上，也就是所谓的专项费用下的项目，如会议费。

对于专项费用的项目做年度预算时，需要拆分到12个月中，立项的时候按照项目类别3的月度计划进行控制，报销的时候按照立项的科目总额控制（不控制到月）。即专项费用预算控制模式为月度计划控制立项，立项的科目总额控制报销。

    为了根据权责发生制做账，总账会计可以根据数据统计分析中的专项费用预提表（详见4.2.6.2）在SAP中进行预提。

专项费用涉及到的会计科目如下表所示（初稿）：

序号 一级科目 二级科目 科目代码 核算内容

1 招待费 业务招待费-专项招待费  6601020002 专项工作发生招待费

2 会议费 会议费-会务费  6601008001 　

3 会议费-住宿费  6601008003 　

4 会议费-场地租赁费  6601008004 　

5 会议费-交通费 6601008005 　

6 会议费-宣传纪念品  6601008007 　

7 会议费-资料费  6601008008 　

8 会议费-其他 6601008009 　

9 会议费-餐饮费  6601008011 　

10 会议费-经销商培训费 6601008010 　

11 会议费-经销商辅导费 6601008012 　

12 会议费-文艺晚会 6601008006 营销公司市场一线人员例会议发生的文艺晚会费用

13 咨询费 咨询费  6601050001 咨询项目发生的费用

14 调研费 市场调研费-差旅费  6601015001 　

15 市场调研费-办公费  6601015002 　

16 市场调研费-通讯费  6601015003 　

17 市场调研费-信息咨询费  6601015004 　

18 市场调研费-委托社会机构调研费  6601015006 　

19 市场调研费-其他 6601015007 　

20 市场调研费-餐饮费  6601015008 　

21 业务经费 业务经费 6601016001 对优秀经销商、改装厂的奖励或对福田戴姆勒业务的销售起到促进作用单位的奖励

22 广告费 广告费-电视广告 6601018001 　

23 广告费-报纸杂志广告 6601018002 　

24 广告费-户外广告 6601018004 　

25 广告费-汽车展览 6601018007 　

26 广告费-策划及创意费 6601018008 　

27 广告费-网络广告 6601018010 　

28 广告费-经销商广告支持 6601018012 　

29 广告费-平面设计制作 6601018013 　

30 广告费-创意设计 6601018014 　

31 广告费-定制媒体 6601018015 　

32 广告费-事件活动 6601018016 　

33 广告费-新闻传播 6601018017 　

34 广告费-宣传物料制作 6601018018 　

35 服务费 服务费—保修支出-保修材料费 6601019001 保修费用

36 服务费—保修支出-保修工时费 6601019002 保修费用

37 服务费—保修支出-差旅费用 6601019005 保修费用

38 服务费—保修支出-其他费用 6601019006 保修费用

39 服务费-保修收入-保修材料费 6601019010 保修费用

40 服务费-保修收入-保修工时费 6601019011 保修费用

41 服务费-保修收入-配件管理费 6601019012 保修费用

42 服务费-保修收入-差旅费用 6601019014 保修费用

43 服务费-保修收入-其他费用 6601019015 保修费用

44 服务费-强保支出-强保材料费 6601019020 三包费用

45 服务费-强保支出-强保工时费 6601019021 三包费用

46 服务费-强保收入-强保材料费 6601019030 三包费用

47 服务费-旧件托管费 6601019040 旧件管理费

48 服务费-旧件运输费 6601019041 旧件运输费

49 服务费-旧件收入 6601019043 旧件回收收入-支出净额

50 服务费-服务网络开发费 6601019044 新开发服务站费用

51 服务费-服务保障费 6601019045 回访坐席费用

52 服务费-服务活动费 6601019046 国家质检总局要求报纸杂志费用、市场服务活动

53 服务费-服务培训费 6601019048 对服务商的培训费用

54 服务费-服务标准店及硬件建设补 6601019051 服务站形象建设费用

55 服务费-其他费用 6601019052 　

56 服务费-技术支援费 6601019055 服务技术人员差旅费等

57 服务费-服务调研费 6601019057 竞品、标杆服务调研费用

58 服务费-服务商奖励 6601019058 商务年会优秀服务商奖励

59 服务费-技术开发费 6601019059 资料开发、印刷费用

60 服务费-呼叫中心费用 6601019060 呼叫中心话费

61 客户营销费 客户营销费-餐饮费 6601022001 营销公司经销商、改装厂来访招待、中秋节、春节走访相关餐饮费用

62 客户营销费-其他 6601022002 营销公司经销商、改装厂来访招待、中秋节、春节走访除餐饮外相关费用

63 办事处经费 办事处经费 6601025001 营销公司大区办事处产生的房屋租赁、水电费、交通费及办公相关费用及各大区租车费用

64 促销费 促销活动费 6601037001 促销费用

65 促销活动费-餐饮费 6601037002 促销费用

66 网络开发费 销售网络开发费 6601048001 新开发经销商费用

67 审计费 审计费  6601042001 财务部因审计业务发生的各项费用

68 诉讼费 诉讼费  6601036001 法律合规部因诉讼业务发生的各项费用

69 知识产权费 知识产权费  6601065001 知识产权委外代理费用及申报相关费用

70 试验检验费 试验检验费-样车费  6601055002 质量管理部试验过程中发生的购买、租用试制样车及样车相关费用

71 试验检验费-试验费  6601055003 质量管理部试验费用

72 检测费 检测费 6601055001 质量管理部计量设备及零部件检测费用

73 招聘费 人才招聘费-差旅费  6601038001 人力资源部招聘猎头费以及与招聘网站合作费用

74 人才招聘费-招聘会费 6601038002 外出招聘差旅费、住宿费等以及招聘人员报道差旅费等

75 人才招聘费-其他 6601038003 招聘人员体检等费用

76 属地党委费 属地党委费-党委活动费  6601060002 党群工作部因党委相关活动发生的费用

77 属地党委费-节日活动费  6601060003 党群工作部因节日活动发生的费用

78 宣传费 宣传费-宣传费  6601017001 公关传播部日常VI标识更换及维修费用、公司内部报刊印刷费用、稿费发放等项目

79 宣传费-宣传品制作  6601017002 TPS宣传品制作费用

80 安技环保费 安技环保费-环境保护费  6601054003 企业交纳的排污费及环境检测费用

81 安技环保费-安全防护费  6601054004 环境体系审核、安全生产标准化自评、安全活动等发生的费用

82 系统运营维护费 系统运营维护费  6601063001 信息技术部发生的公司各系统运营、维护费用

83 修理费 修理费-汽车修理费  6601006001 全厂转运车修理及更换零部件费用

84 修理费-设备修理费  6601006002 生产作业部门设备的修理、改造费用

85 修理费-房屋修理费  6601006005 生产作业部门建筑物、构筑物的修理、改造费用

86 修理费-模具修理费  6601006006 冲压、车架模具设变、大修项目

87 修理费-工装修理费  6601006014 生产作业部门工装修理、改造费用

88 修理费-转运器具修理费  6601006015 生产作业部门器具修理、改造、喷漆补号等费用

89 低值易耗品摊销 低值易耗品摊销-工装 6601010005 生产作业部门新制工装费用

90 低值易耗品摊销-转运器具 6601010009 新制转运器具费用

91 专家费 专家费-劳务费  6601058001 TPS聘请日本专家发生的劳务费用

92 专家费-差旅费  6601058002 　

93 专家费-住宿费  6601058004 TPS聘请日本专家发生的住宿费用

94 专家费-其他 6601058005 　

95 专家费-餐饮费  6601058006 TPS聘请日本专家发生的餐费

96 保险费 保险费-房屋建筑物  6601023001 　

97 保险费-机械设备 6601023002 　

98 保险费-车辆保险费  6601023003 　

99 保险费-财产保险费  6601023004 　

100 保险费-人身保险费  6601023005 　

101 保险费-其他保险费  6601023006 　

 

4.1.2.1年度预算导入

4.1.2.1.1业务描述

公司各业务部门每年12月25日之前完成下一年度的年度预算审批工作，并将年度预算提交给财务部门，财务部门的预算管理员在12月28日前将各部门的预算导入到费控系统中，具体导入的界面详见4.1.1.1.1业务单据

4.1.2.1.1业务单据

专项费用年度预算的导入界面如下图所示：

 

4.1.2.1.1业务规则

专项费用立项时，用预算的项目类别3的月度预算进行控制。

4.1.2.2年度预算调整

4.1.2.2.1业务描述

    专项费用的年度预算调整分为两种：年度预算追加（年度总额会增加）和年度预算内科目间调整（年度总额不变）。两种调整方式所涉及的流程审批节点不一样，具体的流程设计详见4.1.2.2.2，每个部门只能调整本部门的年度预算。调整预算时，当前月份前的月份显示的是实际发生数，当月及后续的月份都显示的是最新版的月度计划数。

4.1.2.2.2业务流程

1.职能部门、工厂、技术中心预算调整流程

 

2、营销公司预算调整流程：

    

 

4.1.2.2.3业务单据

预算调整的单据页面：

 

4.1.2.2.4业务规则

一、年度预算内科目间调整：

1、年度预算总额取最新版预算数据，调整额手工输入，调整后预算=年度预

       算总额+调整额。

2、系统校验，调整后预算=1-12月预算合计。调整额合计必须小于等于零。

二、年度预算追加：

1、年度预算总额取最新版预算数据，追加额手工输入调整额字段，然后要

      在后续月份进行分摊。

2、系统校验，调整后预算=1-12月预算合计。

4.1.2.3年度预算月度计划调整

4.1.2.3.1业务描述

为了提升计划的准确性，保证预算的合理性，公司各业务部门每个月月底需要编制月度滚动计划，并提交到财务部门备案。月度滚动计划不会增加预算，只是同一科目的月度间预算调整。本系统中，各业务部门每个月2日可以调整当月及后续月份的月度滚动计划，在调整的页面单据（详见4.1.2.3.3）中，显示当月之前各月份的实际所占预算情况和当月及后续月份的计划值，各业务部门根据实际情况，调整当月及后续月份的计划值。预算的月度计划调整需要通过审批流程控制，具体的流程节点详见4.1.2.3.2。

4.1.2.3.2业务流程

1.职能部门、工厂、技术中心预算月度计划调整

 

2.营销公司月度计划调整：

 

4.1.2.3.3业务单据

专项费用月度间计划调整单据如下：

 

4.1.2.3.4业务规则

 

4.1.3 项目型费用预算

    重大项目的投资周期长，费用金额大（例如厂房建设等），为了对重大项目进行合理控制，及时跟踪了解项目的执行情况，对于一些重大项目按项目整体计划编制十年预算，按项目的子项分别立项（立项时按照预算中子项的年度费用进行控制），报销时按立项的科目总金额进行控制。即项目型费用预算控制模式为项目整体计划控制立项，立项的科目总额控制报销。

   为了根据权责发生制做账，总账会计可以根据数据统计分析中的项目型费用预提表（详见4.1.5.2）在SAP中进行预提。

项目型费用中涉及到的日常费用、专项费用和变动费用的科目，此处不再列举，详见日常费用、专项费用、变动费用。

4.1.3.1项目预算导入

财务部预算管理员根据项目主导部门提交的已批准的项目计划和项目预算，导入到费控系统中，具体导入的单据如下图所示：

 

项目型费用立项时，根据预算中录入的项目属性级别的当年年度预算进行控制。例如项目预算编制到项目属性4，则立项时按照项目属性4的当年年度预算进行控制。

4.1.3.2项目预算调整

  4.1.3.2.1业务描述

项目主导部门根据实际业务情况，可以对项目预算进行调整，项目预算的调整分为两种：项目总预算追加和总预算内子项间调整，两种方式的流程不一样（详见4.1.3.2业务流程）。

业务部门针对项目型费用立项时，可能存在预算外项目，对于预算外项目，财务部的预算管理员可以根据审批后的立项单追加预算（不再走审批）。即项目主导部门费用管理员和财务部预算管理员都可以追加项目预算，但项目主导部门费用管理员对预算的追加需要走流程审批，财务部预算管理员对预算的追加不需要流程控制。

  4.1.3.2.2业务流程

1.职能部门、工厂、技术中心预算调整流程

 

2、营销公司预算调整流程：

 

  4.1.3.2.3业务单据

 

  4.1.3.2.4业务规则

1. 总预算内子项间调整

1）、预算总额取最新版预算数据，调整额手工输入，调整后预算=年度预算总额+调整额。

2）、系统校验，调整后预算=1-12月预算合计。调整额合计必须小于等于零。

2. 总预算追加追加

1）、预算总额取最新版预算数据，追加额手工输入调整额字段，然后要在后续年份进行分摊。

2）、系统校验，调整后预算=1-12月预算合计。

4.1.3.3项目预算年度计划调整

  4.1.3.2.1业务描述

项目预算年度计划调整是在保证项目总额不变的情况下，调整项目各个年度之间的计划额。例如第三年度的计划额减少20万，第二年度的计划额增加20万。

  4.1.3.2.2业务流程

1.职能部门、工厂、技术中心预算月度计划调整

 

2.营销公司月度计划调整：

 

 

  4.1.3.2.3业务单据

 

  4.1.3.2.4业务规则

项目预算年度计划调整时，不能影响预算总额

4.1.4 变动型费用预算

变动型费用是费用总额随销量、产量或经营业务的业务量水平的变动而变动的费用，这部分费用的如果严格按预算控制的话，可能会影响生产。为了不影响实际生产，本系统仅导入预算，变动费用采取计划模式，不进行控制，每个月月底，SAP将每个部门的所有费用科目的实际发生额（当月和累计，例如4月和1-4月累计）推送到费控系统。

变动型费用涉及到的会计科目如下表所示（初稿）：

序号 一级科目 二级科目 科目代码 核算内容

1 水费 水费 6601013001

2 电费 电费 6601013002

4 四小税 四小税-房产税 6601041001

5 四小税-土地使用税 6601041002

6 四小税-印花税 6601041003

7 四小税-车船税 6601041004

8 保险费 保险费-房屋建筑物 6601023001

9 保险费-机械设备 6601023002

10 保险费-车辆保险费 6601023003

11 保险费-财产保险费 6601023004

12 保险费-人身保险费 6601023005

13 保险费-其他保险费 6601023006

14 劳保费用 劳动保护费-劳保服装 6601011001 工作服费用

15 劳动保护费-定额劳保用品 6601011002 车间月固定发放洗衣粉

等定额劳保用品费用

16 劳动保护费-保健费 6601011003 部门保健费用，10元/

人，工资发放

17 劳动保护费-劳保（自动记账） 6601011004 作业部门领用的手套、

鞋等其他劳保用品

18 租赁费 租赁费-仓储租赁费 6601012001 库房、场地租赁发生的

相关费用

19 物料消耗 物料消耗-油料消耗 6601009005

20 物料消耗-印刷品 6601009006 作业部门领用的领料单、送检单，印刷的记录单、合格证等费用

21 物料消耗-化工 6601009007 作业部门从库房领用的清洗剂、稀料等化工用品

22 物料消耗-水暖 6601009008 作业部门从库房领用的水暖用品

23 物料消耗-五金 6601009009 作业部门从库房领用的五金用品

24 物料消耗-电器 6601009010 作业部门从库房领用的电器

25 物料消耗-电料 6601009011 作业部门从库房领用的电料

26 物料消耗-辅料钢材 6601009012 作业部门从库房领用的辅料钢材

27 物料消耗-机物料 6601009013 作业部门从库房领用的机物料

28 物料消耗-胶 6601009014 作业部门从库房领用的胶

29 物料消耗-燃料（自动记账） 6601009017 从库房直接领用的油料费用、叉车用柴油、设备用油

30 物料消耗-办公消耗 6601009020 手工记账，从外部够买的桶装水、茶叶等消耗

31 修理费 修理费-设备备件（自动记账） 6601006010 从库房领用的用于设备上的备件材料

32 修理费-模具备件（自动记账） 6601006011 从库房领用的模具用备件

33 低值易耗品摊销 低值易耗品摊销-工具、量具低值 6601010003 作业部门从库房领用的工具

低值易耗品摊销-工具（自动记账） 6601010007 为什么没用？

 

4.1.4.1年度预算导入

4.1.4.1.1业务描述

变动费用的年度预算与日常费用预算的导入的过程类似，由财务部门的预算管理员将每个部门审批后的年度预算依次导入，变动型费用的年度预算具体导入单据详见4.1.5.1.3。

4.1.5.1.3业务单据

 

4.1.5.1.4业务规则

1. 仅导入预算，不做控制，与SAP推送过来的实际数进行对比

 

4.2业务申请与立项管理

    业务申请主要包括需要经过审批才能开展的活动，例如员工出差前填写出差审批单，并按公司审批权限规定完成出差审批后方可外出。本系统主要是费控系统，将与费用报销强相关的出差申请和部分日常费用申请通过系统流程控制，报销时需要跟申请单进行关联，其他业务申请的填写和流程不在系统中控制，报销时上传相关的申请附件。公司的出差申请单不分为国内和国外出差申请，但报销的时候会区分。

对于专项费用、项目型费用需要先立项再报销，报销时必须选择立项编号。

4.2.1出差申请

4.2.1.1业务描述

    如果出差申请时有借款，为了便于业务人员操作、简化流程，在出差申请的同时，填写借款信息，根据是否有借款确定流程的节点。如果有借款，则需要在流程的费用稽核岗（制单）审核修改凭证的相关信息，出差申请流程结束后，将凭证信息推送到SAP系统中。

4.2.1.2业务流程

4.2.1.3业务单据

 

4.2.1.4业务规则

1. 凭证信息在流程的最后一个节点费用稽核岗（制单）出现，费用稽核岗（制单）人员根据实际情况审核凭证信息。

 

4.2.2日常费用申请

4.2.2.1业务描述

对于日常费用，除了出差需要申请外，还有一部分业务也需要申请，在本系统中走日常费用申请单。需要走日常费用申请单的科目包括：

序号 一级科目 二级科目 科目代码

1 办公费 办公费-办公用品 6601005001

2 办公费-办公资料 6601005002

3 办公费-办公耗材 新增

4 办公费-办公日杂 新增

5 办公费-印刷品 新增

6 通讯费 通讯费-站点费  6601004004

7 修理费 修理费-汽车修理费  6601006001

8 修理费-电脑修理费  6601006003

9 修理费-房屋修理费  6601006005

10 劳保费用 劳动保护费-劳保服装 新增

11 警卫消防费 警卫消防费-器材 6601027001

12 绿化卫生费 绿化卫生费-绿化费  6601028001

13 绿化卫生费-保洁费  6601028002

14 劳务费 劳务费  6601056001

15 残疾人保障金 残疾人保障金 6601062001

16 翻译费  翻译费  6601073001

17 租赁费 租赁费-仓储租赁费  6601012001

18 租赁费-搬迁、装卸费用  6601012002

19 租赁费-其他 6601012003

20 职工福利  应付职工薪酬-职工福利-丧葬抚恤金  2211002023

21 应付职工薪酬-职工福利-集体福利设施费用-务室支出 2211002040

22 应付职工薪酬-职工福利-集体福利设施费用-职工宿舍支出 2211002042

23 应付职工薪酬-职工福利-集体福利设施费用-其他 2211002043

24 应付职工薪酬-职工教育经费 2211005002

 

4.2.2.1业务流程

1.职能部门、技术中心、工厂等的流程（30万以下）：

 

2.营销公司流程

 

4.2.2.1业务单据

 

4.2.2.1业务规则

 

4.2.3专项费用立项

4.2.3.1业务描述

为了保证专项费用在使用过程中的规范性，所有的专项费用在使用时必须立项，且立项的金额要在各个月份的预算范围之内。专项费用在立项时可能是预算内的项目或预算外的项目，不同的类型的项目立项所涉及的流程节点不同，具体的流程节点详见4.1.2.4.2。部分专项费用在立项时，可能涉及到跨年（例如党群绿化、系统运营费等），但专项费用只导入了本年的预算，对于跨年的项目在立项时，无法按预算控制下一年度各个月的立项，因此只填写下一年度的总立项金额。当下年度的预算导入之后，财务人员将该跨年的立项进行跨年续转（详见4.1.2.5）。

专项费用立项成功后，财务可以在本系统中查看预提建议表，详见4.2.7.2。 

4.2.3.2业务流程

4.2.3.3业务单据

专项费用的立项单据如下图所示：

  

4.2.3.4业务规则

1. 立项审批结束后，占用预算。

2. 系统默认存储立项年份

3. 预算外项目，在立项的同时，需要填写预算调整说明，流程的最后一个节点财务预算管理员，将根据调整说明对预算进行追加。

4. 立项时，确定是本年度能完成的项目，但由于业务情况比较复杂，出现了项目延期的下一年的情况，则需要重新立项。

4.2.4专项费用跨年续转

4.2.4.1业务描述

专项费用立项时如果涉及到跨年，且立项时下一年的预算可能还没导入到系统中，无法对下一年的立项进行预算控制。因此需要在下一年预算导入后，对跨年项目进行跨年续转。为了保证立项的完整性，在项目最初立项时，已经填写并审批了下一年的预算总额，因此对此类项目进行跨年续转时，需要财务费用管理员和财务部长审核。在4.2.7.3中可以查询哪些是跨年项目。

4.2.4.3业务流程

4.2.4.2业务单据

专项费用跨年续转的业务单据如下图所示，主表的信息通过选择之前的立项名称自动带入，且不可修改，子表信息中将本年的立项金额按月度进行分解。

 

4.2.4.3业务规则

1. 本年度最后一个月预提结束后，才能进行专项费用跨年续转。

4.2.5项目型费用立项

4.2.5.1业务描述

    项目型费用的立项分为两种类型：预算内、预算外，不同类型的项目所涉及的流程不一样（详见4.1.3.2.2业务流程）。对于预算外项目，CEO审核完后，财务部预算管理员追加预算；采用这种方式将预算外项目通过一个流程完成了立项和预算的追加，便于业务人员和审核人员的操作。

  4.2.5.2业务流程

  4.2.5.3业务单据

 

  4.2.5.4业务规则

1. 立项审批结束后，占用预算。

2. 系统默认存储立项年份

3. 如果选择了预算外项目，则显示预算调整说明的内容，在立项的同时，需要填写预算调整说明，流程的最后一个节点财务预算管理员，将根据调整说明对预算进行追加。

4. 立项时，确定是本年度能完成的项目，但由于业务情况比较复杂，出现了项目延期的下一年的情况，则需要重新立项。

4.2.6项目型费用跨年续转

4.2.6.1业务描述

项目型费用和专项费用一样，在立项时可能涉及到跨年。为了保证业务人员操作的便利性和数据的详细性、完整性，项目型费用的跨年与专项费用跨年一样，增加了跨年续转的功能。在项目最初立项时，填写并审批了下一年的预算总额进行审核，跨年续转时，不需要再走审批流程，续转时将下一年的预算分解到各个月份，在4.2.7.3中可以查询哪些是跨年项目。

4.2.6.2业务流程

 

4.2.6.3业务单据

项目型费用跨年续转的业务单据如下图所示，主表的信息通过选择之前的立项名称自动带入，且不可修改，子表信息中将本年的立项金额按月度进行分解。

 

4.2.6.4业务规则

4.2.7数据统计分析

4.2.7.1项目状态维护

为了保证项目中多余的预算能够及时释放，不影响后续立项，每月末由业务部门和财务核对预提的时候，确定是否关闭项目状态、释放预算，由费用管理员对本部门的所有专项费用、项目型费用的项目状态进行核对，业务部门费用管理员根据核对的情况，确定是否执行关闭操作。项目状态的关闭可以通过立项台账表中的关闭按钮来实现（详见4.2.6.3）。

4.2.7.2项目预提表

根据会计的权责发生制，每个月需要对已立项未报销的费用进行预提，本系统会统计立项和报销金额，生成预提表，总账会计根据预提表的金额在SAP中进行预提，预提表如下图所示，可以根据成本中心、科目名称、项目名称、项目类型进行组合查询，将筛选的结果导出。

 

4.2.7.3立项台账表

为了便于了解项目的执行情况，本系统提供了立项台账表，可以按不同的条件检索立项信息，具体的界面如下图所示：

 

上表中的实际报销金额是截至到当前的实际报销金额，各业务部门根据项目的实际执行情况，可以通过关闭按钮来关闭项目的费用报销。点击上表中的项目名称，可以查看项目立项的整体情况，具体的项目整体情况如下表所示：

 

4.2.7.4预算科目、费用科目与会计科目对应关系表

 专项费用、项目型费用均通过立项占用预算，通过立项金额来控制报销金额，但公司目前所使用的科目中，存在少量预算科目、费用科目和会计科目并不是完全相同的情况，建议将预算、费用、会计科目统一化，如果无法从管理上统一现有科目，本系统将建立预算、费用、会计科目对应表，将不同的科目建立对应关系表，保证立项时的费用科目能对应到预算科目上，报销时的会计科目能对应到立项的费用科目上。

预算科目 立项科目 会计科目 说明

 

 

 

 

 

4.3费用报销管理

4.3.1差旅费报销

4.3.1.1业务描述

 差旅费报销分为国内差旅费报销和国外差旅费报销，

差旅费报销时关联出差申请单；差旅费用报销相关标准可通过系统维护差旅费报销标准进行管理；差旅费报销要在预算范围内控制，超出标准范围的流程需要特殊审批。差旅费报销需要填写的信息包含费用列支明细，差旅费明细、借款核销、个人报销付款信息表、外部单位付款信息表、凭证（费用稽核岗可见）。

4.3.1.2业务流程

国内外差旅费报销流程一样。

业务部门经办人--业务费用管理员--费用稽核（审票）--业务部长审核--业务中心主任（或业务副总）审批--财务审批--主管VP --费用制单岗--出纳岗打款（根据个人付款信息）

4.3.1.3业务单据

 

国外差旅费报销与国内差旅费报销中的差旅费报销的页签一样，但差旅费明细的列信息略有区别，如下图所示：

 

国外差旅费--费用列支明细

4.3.1.4业务规则

1. 报销原则。一张报销单可为多人进行报销，但只能涉及同一个成本中心。

2. 个人报销付款信息表中，只能填写一个人的账号，由个人报销付款信息表的人进行再分配，个人报销付款信息表的数据第一次填写后，在费控中存储，之后可以根据输入的证件号带入。

3. 凭证在费用稽核岗及以后节点可见，凭证里的部分数据来自前面四个页签信息，允许费用稽核岗和费用制单岗人员审核和修改科目，其他节点不允许修改凭证信息。

4. 报销人涉及到多个职级的，就高进行审批。如财务运营总监出差的审批。

5. 国外出差涉及到多币种的要分多行填写。

6. 系统只校验住宿，伙食费、公杂费，不校验往来交通金额。

7. 如果关联了借款单，则报销结束后，需要改变借款单的状态，不允许其他报销再关联此借款单。

8. 营销公司是统一报机票，然后分到各成本中心，走日常费用报销流程。其他交通和补助等在差旅费报销单中报销，需扫描登机牌上传（便于审核起止时间）。

9. 如果有借款信息，且借款金额小于报销金额，则个人报销付款信息表中的金额为报销金额-借款金额，费用稽核岗可以修改该金额，审批流程结束后的费用凭证：借：费用科目（费用列支明细中的各科目金额）   贷：其他应付款--个人借款--个人名字（借款核销中的借款额） 银行存款-快捷代发（个人报销付款信息中的支付总金额）；

10. 如果有借款信息，且借款金额大于报销金额，则个人报销付款信息表中无需填写数据，且在财务费用稽核岗（审票）触发还款流程，现金出纳确认收到款项后，资金科记账（资金科记账：借：现金--人民币/银行存款基本户（借款-报销额）   贷：其他应付款--个人借款--个人名字（借款-报销额）），还款流程结束，继续走报销审批流程，审批流程结束后的费用凭证： 借：费用科目（费用列支明细中的各科目金额） 银行存款--基本户/现金--人民币（借款金额-报销金额） 贷：其他应付款--个人借款--个人名字（借款核销中的借款金额）。

11. 业务人员报销时，需要填写费用列支明细、差旅费明细、借款核销（可由借款单或者出差单带出借款人、借款时间、借款金额）、个人报销付款信息表（取决于借款金额与报销金额）、外部单位付款信息表（有则填写）。

12. 费用管理员、财务费用稽核岗（审票）可以修改业务人员提交的各个页签的数据。如果需要走还款流程，现金出纳不允许修改数据，可以根据借款核销数据，确认是否已经收到款项。费用制单岗，不允许修改各个页签的数据（无原始凭证），需要核对凭证中的相关数据，可以修改科目。

13. 报销单据中的个人报销付款在审批流程结束后，通过银企直连支付，报销单据中的外部单位付款在报销审批流程结束后，触发外部单位往来报销资金付款流程（有几个单位就启动几个资金支付流程），在该流程中通过银企直连支付。

14. 原始单据上只有流水号，费用制单岗将凭证号和流水号推送到SAP中，可以在SAP中根据凭证号查流水号，找到原始单据。

15. 差旅费凭证中涉及到的借贷关系有：

借方 贷方 说明

差旅费--市内差旅费 银行存款--快捷代发 个人报销网上支付

O其他应付款--单位往来--其他往来--单位名称编码 有外部单位付款

现金--人民币 个人报销现金支付

市场调研--差旅费/人才招聘--差旅费/专家费--差旅费/差旅费--出国差旅费/差旅费--巡回差旅费 银行存款--快捷代发 个人报销网上支付

其他应付款--个人借款--个人名字 有借款

O其他应付款--单位往来--其他往来--单位名称编码 有外部单位付款

现金--人民币 个人报销现金支付

4.3.2日常费用报销

4.3.2.1业务描述

日常费用报销是指除列入公司项目性费用管理的科目之外的费用报销。该类费用报销均采用费用支出报销单进行流程审批。日常费用报销需要填写的信息包含费用列支明细，借款核销、个人报销付款信息表、外部单位付款信息表、凭证（费用稽核岗可见）。

4.3.2.2业务流程

4.3.2.3业务单据

 

4.3.2.4业务规则

1. 个人报销付款信息表中，只能填写一个人的账号，由个人报销付款信息表的人进行再分配。

2. 如果该报销业务是先申请后报销的，需要选择申请单号。

3. 预算在哪个部门，则由哪个部门提报。

4. 凭证在费用稽核岗及以后节点可见，凭证里的部分数据来自前面四个页签信息，允许费用稽核岗和费用制单岗人员审核和修改科目，其他节点不允许修改凭证信息。

5. 流程结束后，本系统将流水单号和凭证都推送到SAP中，SAP需要明确存放流水单号的方式。SAP生成凭证后推送到本系统。

6. 如果和合同关联，则需要输入合同编号，带入合同名称和合同支付方式

7. 业务审批和财务审批为同一个人，则后一个节点跳过。

8. 报销单中如果关联了预付款和借款，则流程结束后要改变预付款和借款的状态，保证其他报销单不能再选择。

9. 如果外部单位付款信息表中有数据，则此流程结束后，自动启动外部单位往来报销资金付款流程（有几个单位就启动几个资金支付流程），将外部单位付款信息表中分别带入新流程中。

10. 如果有借款信息，且借款金额小于报销金额，则个人报销付款信息表中的金额为报销金额-借款金额，费用稽核岗可以修改该金额，审批流程结束后的费用凭证：借：费用科目（费用列支明细中的各科目金额）   贷：其他应付款--个人借款--个人名字（借款核销中的借款额） 银行存款-快捷代发（个人报销付款信息中的支付总金额）；

11. 如果有借款信息，且借款金额大于报销金额，则个人报销付款信息表中无需填写数据，且在财务费用稽核岗（审票）触发还款流程，现金出纳确认收到款项后，无需记账，还款流程结束，继续走报销审批流程，审批流程结束后的费用凭证： 借：费用科目（费用列支明细中的各科目金额） 银行存款--基本户/现金--人民币（借款金额-报销金额） 贷：其他应付款--个人借款--个人名字（借款核销中的借款金额）。

12. 如果有预付款，且预付款金额小于报销金额，则外部单位付款信息表中的金额为报销金额-预付款金额，费用稽核岗可以修改该金额，审批流程结束后的费用凭证：借：费用科目（费用列支明细中的各科目金额）   贷：预付账款--单位名称编号（预付款中的金额）其他应付款--单位往来--单位名称（外部单位付款信息表中的支付总金额）；为了规范管理，建议都挂往来，不允许出现银行存款--基本户。

13. 如果有预付款，且预付款金额大于报销金额，则外部单位付款信息表中无需填写数据，且在财务费用稽核岗（审票）触发还款流程，现金出纳确认收到款项后，银行会计记账（借：银行存款--基本户  贷：预付款--单位名称编号），还款流程结束，继续走报销审批流程，审批流程结束后的费用凭证： 借：费用科目（费用列支明细中的各科目金额）  贷：预付款--单位名称编号（预付款中的预付余额=预付款中的金额-出纳确认收到的退回金额）。

14. 日常费用报销中不允许存在既有预付金额，又有借款的情况。

15. 业务人员报销时，需要填写费用列支明细、预付款（可由预付款单号带出客户代码、收款单位、付款事由、付款金额）、借款核销（可由借款单或者出差单带出借款人、借款时间、借款金额）、个人报销付款信息表（借款金额<报销金额填写此表）、外部单位付款信息表（预付款金额<报销金额填写此表）。

16. 费用管理员、财务费用稽核岗（审票）可以修改业务人员提交的各个页签的数据。如果因为借款核销需要走还款流程，现金出纳不允许修改数据，可以根据借款核销数据，确认是否已经收到款项。如果因为预付款核销需要走还款流程，现金出纳也不允许修改数据，可以根据预付款核销数据，确认是否已经收到款项，收到款项后，由银行会计记账，还款流程结束，继续走报销审批流程，财务费用稽核岗（制单），不允许修改各个页签的数据（无原始凭证），需要核对凭证中的相关数据。

17. 日常费用报销凭证中涉及到的借贷关系有：

借方 贷方 说明

费用科目 O其他应付款--单位往来--其他往来--单位名称编码 外部单位付款

费用科目 银行存款--快捷代发

应交税费--应交增值税--进项税7% 或 11% 或 13% 或17% O其他应付款--单位往来--其他往来--单位名称编码

应交税费--应交增值税--进项税7% 或 11% 或 13% 或17% 银行存款--快捷代发

招待费--日常招待费 银行存款--快捷代发

招待费--日常招待费 应付职工薪酬--职工福利--集体福利设施费用--食堂支出 公司食堂招待客人

 

4.3.3福利费用报销

使用日常费用报销流程和单据，详见4.3.3

福利费用报销凭证涉及的借贷关系有：

借方 贷方 说明

福利费科目 应交税费--应交个人所得税20%

福利费科目 其他应付款--单位往来--单位名称编码 给单位付款

福利费科目 银行存款--快捷代发

福利费科目 银行存款--基本户 记账员选择

一年内到期的非流动负债 银行存款--基本户 记账员选择

一年内到期的非流动负债 银行存款--快捷代发

4.3.4教育经费报销

使用日常费用报销流程和单据，详见4.3.3

教育经费报销凭证涉及的借贷关系表：

借方 贷方 说明

I其他应付款--单位往来--代扣代缴（职工教育经费） 银行存款--快捷代发

 

I其他应付款--单位往来--代扣代缴（职工教育经费） 银行存款--基本户

记账员选择

I其他应付款--单位往来--代扣代缴（职工教育经费） 应交税费--应交个人所得税

I其他应付款--单位往来--代扣代缴（职工教育经费） G其他应付款--单位往来--单位名称编码 给单位付款

 

4.3.5专项费用报销

4.3.5.1业务描述

专项费用在报销时，必须选择项目，按照立项是的科目年度预算总额控制不进行月度计划控制，同一个项目可能分多次报销。专项费用报销需要填写的详细信息包含费用列支明细、预付款、借款核销、个人报销付款信息表、外部单位付款信息表、凭证（费用稽核岗可见）。

每月末，由业务部门和财务核对预提的时候，确定是否关闭项目状态、释放预算，由费用管理员对本部门的所有专项费用的项目状态进行核对，业务部门费用管理员执行关闭操作。

4.3.5.2业务流程

4.3.5.3业务单据

 

4.3.5.4业务规则

1. 若是资产类的项目，需要手工输入资产编号，资产名称，若为费用类项目，这两项不用填写。

2. 如果专项费用报销涉及到合同，则需要选择合同编号、合同名称

3. 个人报销付款信息表中，只能填写一个人的账号，由个人报销付款信息表的人进行再分配。

4. 凭证在费用稽核岗及以后节点可见，凭证里的部分数据来自前面四个页签信息，允许费用稽核岗和费用制单岗人员审核和修改科目，其他节点不允许修改凭证信息。

5. 业务审批和财务审批为同一个人，则后一个节点跳过。

6. 报销单中如果关联了预付款和借款，则流程结束后要改变预付款和借款的状态，保证其他报销单不能再选择。

7. 如果外部单位付款信息表中有数据，则此流程结束后，自动启动外部单位往来报销资金付款流程（有几个单位就启动几个资金支付流程），将外部单位付款信息表中分别带入新流程中。

8. 如果有借款信息，且借款金额小于报销金额，则个人报销付款信息表中的金额为报销金额-借款金额，费用稽核岗可以修改该金额，审批流程结束后的费用凭证：借：费用科目（费用列支明细中的各科目金额）   贷：其他应付款--个人借款--个人名字（借款核销中的借款额） 银行存款-快捷代发（个人报销付款信息中的支付总金额）；

9. 如果有借款信息，且借款金额大于报销金额，则个人报销付款信息表中无需填写数据，且在财务费用稽核岗（审票）触发还款流程，现金出纳确认收到款项后，无需记账，还款流程结束，继续走报销审批流程，审批流程结束后的费用凭证： 借：费用科目（费用列支明细中的各科目金额） 银行存款--基本户/现金--人民币（借款金额-报销金额） 贷：其他应付款--个人借款--个人名字（借款核销中的借款金额）。

10. 如果有预付款，且预付款金额小于报销金额，则外部单位付款信息表中的金额为报销金额-预付款金额，费用稽核岗可以修改该金额，审批流程结束后的费用凭证：借：费用科目（费用列支明细中的各科目金额）   贷：预付账款--单位名称编号（预付款中的金额）其他应付款--单位往来--单位名称（外部单位付款信息表中的支付总金额）；为了规范管理，所有报销类的会计科目中，贷方科目不允许出现银行存款--基本户。

11. 如果有预付款，且预付款金额大于报销金额，则外部单位付款信息表中无需填写数据，且在财务费用稽核岗（审票）触发还款流程，现金出纳确认收到款项后，银行会计记账（借：银行存款--基本户  贷：预付款--单位名称编号），还款流程结束，继续走报销审批流程，审批流程结束后的费用凭证： 借：费用科目（费用列支明细中的各科目金额）  贷：预付款--单位名称编号（预付款中的预付余额=预付款中的金额-出纳确认收到的退回金额）。

12. 日常费用报销中不允许存在既有预付金额，又有借款的情况。

13. 业务人员报销时，需要填写费用列支明细、预付款（可由预付款单号带出客户代码、收款单位、付款事由、付款金额）、借款核销（可由借款单或者出差单带出借款人、借款时间、借款金额）、个人报销付款信息表（借款金额<报销金额填写此表）、外部单位付款信息表（预付款金额<报销金额填写此表）。

14. 费用管理员、财务费用稽核岗（审票）可以修改业务人员提交的各个页签的数据。如果因为借款核销需要走还款流程，现金出纳不允许修改数据，可以根据借款核销数据，确认是否已经收到款项。如果因为预付款核销需要走还款流程，现金出纳也不允许修改数据，可以根据预付款核销数据，确认是否已经收到款项，收到款项后，由银行会计记账，还款流程结束，继续走报销审批流程，财务费用稽核岗（制单），不允许修改各个页签的数据（无原始凭证），需要核对凭证中的相关数据。

15. 报销单据中的个人报销付款在审批流程结束后，通过银企直连支付，报销单据中的外部单位付款在报销审批流程结束后，触发外部单位往来报销资金付款流程（有几个单位就启动几个资金支付流程），在该流程中通过银企直连支付。

16. 如果专项费用报销金额大于立项金额，则需要新立项报销多余金额。

17. 专项费用报销可能会涉及到承兑，需要将凭证信息推送到SAP

18. 专项费用报销涉及的借贷关系表

借方 贷方 说明

费用科目 O其他应付款--单位往来--其他往来--单位名称编码

费用科目 J预付账款--单位名称编码

费用科目 银行存款--基本户

费用科目 其他应付款--单位往来--单位名称编码

应交税费--应交增值税--进项税7% 或 11% 或 13% 或17% O其他应付款--单位往来--其他往来--单位名称编码

应交税费--应交增值税--进项税7% 或 11% 或 13% 或17% J预付账款--单位名称编码

应交税费--应交增值税--进项税7% 或 11% 或 13% 或17% 银行存款--基本户

应交税费--应交增值税--进项税7% 或 11% 或 13% 或17% 其他应付款--单位往来--单位名称编码

G其他应付款--单位往来--工程往来--单位名称 银行存款--基本户 质保金到期

H其他应付款--单位往来--修理备件--单位名称 银行存款--基本户 质保金到期

固定资产-办公、设备等科目 G其他应付款--工程往来--单位名称 资产类报销

固定资产-办公、设备等科目 资产类报销

应交税费--应交增值税--进项税17%或18% 银行存款--基本户 资产类报销

应交税费--应交增值税--进项税17%或18% G其他应付款--单位往来--单位名称 资产类报销

 

4.3.6项目型费用报销

4.3.6.1业务描述

项目型费用在报销与专项费用报销相似，按照立项是的科目年度预算总额控制不进行月度计划控制，同一个项目可能分多次报销。报销需要填写的详细信息和专项费用报销一样，包含费用列支明细、预付款、借款核销、个人报销付款信息表、外部单位付款信息表、凭证（费用稽核岗可见）。

每月末，由业务部门和财务核对预提的时候，确定是否关闭项目状态、释放预算，由费用管理员对本部门的所有专项费用的项目状态进行核对，业务部门费用管理员执行关闭操作。

4.3.6.2业务流程 

 

4.3.6.3业务单据

 

4.3.6.4业务规则

1. 选择立项编号时，只列出项目型费用的立项列表供选择。

2. 其余内容与4.3.7.4相同。

4.3.7冲销流程

    记账操作可能出现失误，可能出现几种形式，本系统将冲销的功能只开给会计，冲销的单据和各项费用的报销单据类似，冲销时选择单据，然后带出单据的内容，修改单据的内容进行冲销。

4.3.8数据统计分析

4.3.8.1预实分析表

每个月月底，SAP将每个部门的所有费用科目的实际发生额（当月和累计，例如4月和1-4月累计）推送到费控系统。

变动费用采取计划模式，不进行控制，不需要留控制开关，只在费控系统中做预算。月底将所有费用科目的实际发生额（当月和累计，例如4月和1-4月累计）推送费控系统。

    平时可能在费控系统中查看明细，月底查看各个费用各科目的预实分析。

    各个部门的预实分析表如下图所示：

 

 

4.4研发费用管理

4.4.1研发费用预算管理

研发费用是指跟研发项目有关的费用，即支持研发活动所产生的各项费用，包括日常费用、变动费用和专项费用、研发项目费用。即按成本中心导入日常、变动、专项、研发项目费用预算，立项的时候可以选择同时占用日常、变动、专项、研发项目费用中的哪些费用，报销的时候分成研发项目的日常费用报销和研发项目的费用报销。

    研发项目费用分为7个阶段：产品规划阶段、概念开发阶段、设计工程阶段、试验阶段、认证检测阶段、生产准备阶段、试销阶段。

   技术中心的组织管理按部门划分，预算编制到技术中心，报销到各部门

   研发费用涉及到的科目有（初稿）：

科目名称 核算内容 分类

职工薪酬-工资 进行费用化研发项目的研发人员及技术中心管理部门人员的工资、奖金、补贴、五险一金、教育经费、公会经费及福利费 　

职工薪酬-奖金 　

职工薪酬-工资补贴 　

职工薪酬-工会经费 　

职工薪酬-福利费 　

职工薪酬-养老保险 　

职工薪酬-住房公积金 　

职工薪酬-教育经费 　

职工薪酬-医疗保险 　

职工薪酬-失业保险 　

职工薪酬-生育保险 　

职工薪酬-工伤保险 　

差旅费-市内交通费 技术中心人员北京地区出差发生的北京市内交通费等 日常

差旅费-国内差旅费 技术中心人员国内出差发生的交通费、订票费、住宿费等 日常

差旅费-出国差旅费 技术中心人员国内出差发生的交通费、订票费、签证费、住宿费等 日常

业务招待费 技术中心部门、领导的招待费及接待外部人员发生的招待餐费及住宿费 日常

会议费 技术中心举办会议发生的相关支出及研发人员参加会议的发生的会议费 专项

宣传品制作 技术中心举办会议宣传条幅制作，室内宣传展板制作等宣传品制作费用 专项

通讯费 技术中心部门固定话费及副科级以上领导通讯费 日常

修理费-设备修理 试制车间起重设备、地板链等机器设备修理 专项

修理费-房屋修理 技术中心房屋修理 专项

修理费-其他 试制车间工装、转运器具及汽车修理，技术中心电脑、工作站等修理 专项

低值品摊销 技术中心办公用桌椅柜、电脑外设低值等、试制车间工具量具、工装、转运器具 日常

办公费 技术中心所发生的办公用品、办公日杂、办公耗材等日常办公费用 日常

劳务费 技术中心高管和德方外派人员的工资性费用 日常

环境保护费 技术中心职业健康作业场所检测、废弃物处置、职业危害告知牌等环境保护费用支出 专项

安全保护费 技术中心安全禁止、安全警告、安全指令、警示标牌、活动隔离柱等安全保护费用支出 专项

保险费 研发项目试制试验阶段办理人员保险的费用 专项

日常费用-劳动保护费 技术中心定额劳保费、保健费、劳保服装费和其他劳动保护费支出 日常

日常费用-机物料消耗 技术中心试制车间油料、化工、水暖、五金、电器、电料、辅料钢材、印刷品等费用支出 变动 

日常费用-保洁费 技术中心试制车间等保洁费用 日常

日常费用-租赁费 非项目性租赁费 日常

其他 取暖费、试制车间保洁费、非项目租赁费用及认证检测阶段发生的平台使用费、服务费和密钥费用等 日常

产品规划阶段-差旅费 研发项目产品规划阶段出差住宿费、交通费及补贴

产品规划阶段-技术资料费 研发项目产品规划阶段购买资料、信息费用

产品规划阶段-咨询费 研发项目产品规划阶段咨询专业机构等产生的费用

产品规划阶段-调研费 研发项目产品规划阶段进行调研发生的设计调查问卷、召开调研会议租用场地等费用

产品规划阶段-其他 　

概念开发阶段-差旅费 研发项目概念开发阶段出差住宿费、交通费及补贴

概念开发阶段-技术资料费 研发项目概念开发阶段购买资料、信息费用

概念开发阶段-造型开发费 研发项目概念开发阶段请专业机构或供应商造型开发发生的费用

概念开发阶段-标杆样车费 研发项目概念开发阶段购买标杆样车发生的费用

概念开发阶段-研究试验费 研发项目概念开发阶段进行标杆研究发生的对比试验费、分析研究费等

概念开发阶段-其他 　

设计工程阶段-差旅费 研发项目设计工程阶段出差住宿费、交通费及补贴

设计工程阶段-技术资料费 研发项目设计工程阶段购买资料、信息费用

设计工程阶段-外委设计开发费 研发项目设计工程阶段委托专业机构或供应商进行设计开发而产生的费用

设计工程阶段-模型开发费 研发项目设计工程阶段请专业机构或供应商造型开发发生的费用

设计工程阶段-其他 　

试制试验阶段-差旅费 研发项目试制试验阶段发生的试验人员交通费、通讯费及人员补助等

试制试验阶段-试验样车费 研发项目试制试验阶段发生的试制车及试制件费用

试制试验阶段-驾送费 研发项目试制试验阶段试验车运送到试验场地所发生的驾送费

试制试验阶段-临牌保险费 研发项目试制试验阶段办理车辆临时牌照及车辆保险的费用

试制试验阶段-过路过桥费  研发项目试制试验阶段发生的过路过桥费

试制试验阶段-场地试验费  研发项目试制试验阶段发生的试验场场地费

试制试验阶段-油料费 研发项目试制试验阶段发生的油料费

试制试验阶段-维修改装费 研发项目试制试验阶段发生的修理费

试制试验阶段-配载费 研发项目试制试验阶段发生的装载费用

试制试验阶段-租赁费 研发项目试制试验阶段租用库房、服务车，专用试验设备等发生的费用

试制试验阶段-技术服务费 研发项目试制试验阶段外聘司机进行试验发生的劳务费

试制试验阶段-外委试验费 研发项目试制试验阶段委托专业机构进行试验发生的费用

试制试验阶段-零部件试验费 研发项目试制试验阶段委托专业机构进行零部件台架试验或搭载试验发生的零部件试验费用

试制试验阶段-其他 研发项目试制试验阶段发生的其他试验费用，如邮寄费、三高试验装备费、停车费、用户试验信息费等

认证阶段-差旅费 认证检测阶段进行的差旅费、人员补助、通讯等相关费用

认证阶段-公告样车费 认证检测阶段发生的公告样车费用

认证阶段-3C认证费 认证检测阶段委托检测机构进行3C认证发生的费用

认证阶段-环保检测费 认证检测阶段委托检测机构进行环保检测发生的费用

认证阶段-公告检测费 认证检测阶段委托检测机构进行公告检测发生的费用

认证阶段-油耗检测费 认证检测阶段委托检测机构进行油耗检测发生的费用

认证阶段-检测场地试验费 认证检测阶段进行公告试验发生的场地费

认证阶段-检测驾送费 认证检测阶段进行公告试验发生的驾送费

认证阶段-检测油料费 认证检测阶段进行公告试验发生的油料费

认证阶段-检测维修改装费 认证检测阶段进行公告试验发生的车辆维修费用

认证阶段-外委测试费 认证检测阶段委托外部专业机构进行公告试验发生的费用

认证阶段-配载费 研发项目试制试验阶段发生的装载费用

认证阶段-其他 　

生产准备阶段-差旅费 生产准备阶段发生的住宿费、交通费及补助

生产准备阶段-零部件图册费 生产准备阶段因零部件图册编制发生的费用

生产准备阶段-样车费 研发项目生产准备阶段因样车发生的费用

生产准备阶段-其他 　

试销阶段-差旅费 研发项目试销阶段发生的住宿费、交通费及补助

试销阶段-样车费 研发项目试销阶段发生的样车费用

试销阶段-试销费用 研发项目试销阶段发生的促销费用

试销阶段-样车处理 研发项目试销阶段发生的处置样车费用

试销阶段-质量成本-外部损失 研发项目试销阶段发生质量成本外部损失

试销阶段-其他 　

研究设备折旧 技术中心研发设备等折旧 　

无形资产摊销 技术中心无形资料摊销 　

研发支出-资本化转出 研发项目资本化支出结转 　

研发支出-费用化转出  研发项目费用化支出结转 　

 

4.4.1.1研发费用预算导入

4.4.1.1.1业务描述

    研发费用的预算导入以成本中心为单位，即每次导入技术中心的日常费用、变动费用、专项费用、项目费用。导入的单据详见4.4.1.1.3

4.4.1.1.3业务单据

 

 

 

 

 

4.4.1.1.4业务规则

日常费用和变动型费用导入的格式与其他成本中心一样，详见4.1.1.1和4.1.4.1

日常费用、变动费用、专项费用涉及的科目详见4.4.1中研发费用涉及的科目表

4.4.1.2研发费用预算调整

4.4.1.2.1业务描述

     研发费用的预算调整分为日常费用调整、专项费用调整、研发项目费用调整，日常费用、专项费用、变动费用的调整方式和单据与4.1.1、4.1.2、4.1.4相同。研发项目费用调整分为两种情况：单个项目预算追加和不同项目之间预算调整。

4.4.1.2.2业务流程

 

4.4.1.2.3业务单据

 

4.4.1.2.4业务规则

 研发费用的日常费用、变动费用、专项的预算调整与其他成本中心一样，详见4.1.1.2、4.1.2.2和4.1.4.2

 研发项目科目间调整

1.通过调增和调减某些阶段科目的金额，保证项目预算合计

2.系统校验，调整后预算=七个阶段的预算总额。调整额合计必须小于等于零。

 研发项目预算追加

1.年度预算总额取最新版预算数据，追加额手工输入调整额字段，然后要在

     后续各个阶段的科目中进行分摊。

2.系统校验，调整后预算=七个阶段的预算合计。

 

4.4.4.3研发费用月度计划调整

4.4.4.3.1业务描述

研发费用的月度计划调整主要涉及到日常费用、变动费用、专项费用的调整，具体的调整方式、业务流程、单据和规则详见4.1.1.3、4.1.2.3、4.1.4.3。

4.4.2研发费用立项管理

4.4.2.1业务描述

研发费用中包含日常费用、专项费用、变动费用和研发项目费用。因此研发费用的立项分为两种情况：研发项目立项和专项费用立项。专项费用的立项详见4.2.2和4.2.3，此处不再详细介绍，研发项目立项的流程、单据和规则如下：

4.4.2.2业务流程

 

4.4.2.3业务单据

 

 

4.4.2.4业务规则

1. 立项成功后，需要将项目编号和项目名称推送到SAP中，具体的接口需要与SAP开发详细讨论。

2. 立项审批结束后，占用预算。

3. 立项时按照项目的总额控制，不按各个阶段的科目进行控制。

4.4.3研发费用报销管理

4.4.3.1业务描述

研发费用的报销分为日常费用、变动费用、专项费用、研发项目费用报销。日常费用、变动型费用、专项费用的报销与其他成本中心的单据、流程、规则一样，详见4.3.3、4.3.4、4.3.7。研发项目费用的报销和专项费用报销的单据4.3.7一样，单涉及到的具体科目不同，此处不再详细介绍。

研发费用的报销时，需要将项目编号和凭证信息推送到SAP中。

4.3.2.2整车试验人员差旅费报销

4.3.2.1业务描述

整车试验人员的差旅费报销标准和差旅费报销标准不一样，且整车试验人员的补助列支工资合并计税，因此在本系统单独增加了整车试验人员差旅费报销，本系统只负责试验人员差旅费报销审批流程和往返试验场的交通费报销，补助入账工作由其他人员在SAP中完成。

4.3.2.2业务流程

   业务部门经办人--业务费用管理员--财务费用稽核（审票）--业务部长审核--业务中心主任（或业务副总）审批--财务审批--主管VP--财务费用稽查岗（制单）--财务出纳打款（根据个人付款信息和外部单位付款信息中的数据）

4.3.2.3业务单据

整车试验人员的差旅费单据中包含：费用列支明细、差旅明细、借款核销、个人报销付款信息表、外部单位付款信息表、凭证（费用稽查岗可见）。由于补助入账在SAP中完成，往返试验场的交通费在费控系统中支付，并将凭证推送到SAP中，因此在费用列支明细中分别列出补助金额和往返交通金额（其他），如下图所示，本系统只将往返交通费凭证推送到SAP系统。 

整车试验人员的差旅费报销标准中如下：

序号 试验项目 补助标准

1 厂区外 性能、公告认证及强检试验、用户实验 280元/天

可靠性 中重型280元/天+0.25/km

2 高温、高原、高寒 中重型340元/天+0.25/km

主观评价 试验场 280元/天

高温、高原、高寒 350元/天

3 厂区附近 人机工程 120元/天

4 常规性能试验

5 评审

6 磨合

 

依据整车试验人员的差旅费标准，差旅费明细单据中包含的内容如下图所示，允许一次导入多个报销人的差旅费明细。

 

 

其他页签：借款核销、个人报销付款信息表、外部单位付款信息表、凭证（费用稽查岗可见）与差旅费报销的格式一致。

 

4.3.2.4业务规则

1. 试验人员借款不在差旅审批中，单独走借还款流程，报销时不关联借款。

2. 报销原则。一张报销单可为多人进行报销，但只能涉及同一个成本中心。

3. 个人报销付款信息表中，只能填写一个人的账号，由个人报销付款信息表的人进行再分配。

4. 凭证只是在费用稽核岗（制单）可见，凭证里的部分数据来自前面四个页签信息，允许费用稽查人员审核和修改。

5. 报销人涉及到多个职级的，就高进行审批。如财务运营总监出差的审批。

6. 将往返交通费金额打款到“个人报销付款信息表”，由个人报销付款信息表的人进行再分配。补助金额由费用凭证岗手工记账，计入工资。

7. 如果有借款信息，且借款金额小于往返交通费金额，则个人报销付款信息表中的金额为往返交通费金额-借款金额，费用稽核岗可以修改该金额，审批流程结束后的费用凭证：借：费用科目（费用列支明细中的各科目金额）   贷：其他应付款--个人借款--个人名字（借款核销中的借款额） 银行存款-快捷代发（个人报销付款信息中的支付总金额）；

8. 如果有借款信息，且借款金额大于往返交通费，则个人报销付款信息表中无需填写数据，且在财务费用稽核岗（审票）触发还款流程，现金出纳确认收到款项后，无需记账，还款流程结束，继续走报销审批流程，审批流程结束后的费用凭证： 借：费用科目（费用列支明细中的各科目金额） 银行存款--基本户/现金--人民币（借款金额-报销金额） 贷：其他应付款--个人借款--个人名字（借款核销中的借款金额）。

9. 业务人员报销时，需要填写费用列支明细、差旅费明细、借款核销（可由借款单或者出差单带出借款人、借款时间、借款金额）、个人报销付款信息表（取决于借款金额与报销金额）、外部单位付款信息表（有则填写）。

10. 费用管理员、财务费用稽核岗（审票）可以修改业务人员提交的各个页签的数据。如果需要走还款流程，现金出纳不允许修改数据，可以根据借款核销数据，确认是否已经收到款项。财务费用稽核岗（制单），不允许修改各个页签的数据（无原始凭证），需要核对凭证中的相关数据。

11. 报销单据中的个人报销付款在审批流程结束后，通过银企直连支付，报销单据中的外部单位付款在报销审批流程结束后，触发外部单位往来报销资金付款流程（有几个单位就启动几个资金支付流程），在该流程中通过银企直连支付。

12. 差旅费报销审批完后，出纳岗负责支付，然后费用稽查岗负责制凭证。

13. 凭证中涉及的借贷科目关系详见4.3.1.4

 

4.5促销费用管理

促销费用在营销公司的费用支出中占有80%左右比例，营销公司对促销费用的管理非常重视，为了将促销费用管理规范化、透明化，在本系统中单独建立促销费用管理模块，对促销费用的业务、数据等进行统一管理与控制，并对促销费用的使用情况进行数据分析。为了保证费用控制的合理性和准确性，本系统采取营销公司现行的控制方式，即总额和单台标准双向控制。

营销公司业务活动中将促销费用分为五大类：产品促销、区域促销、库存促销、客户营销、金融和会议。产品促销细分为战略产品、新产品、重点产品、常规产品；区域促销细分为标杆建设、新开发渠道提升、区域提升；库存促销细分为库存结构调整、超期车、法规变化、商流维护费；客户营销细分为客户关系维系、组织客户、行销能力提升、行销活动、大区。下图是促销费用的控制过程： 

 

图 4-1 促销费用的管理和控制过程

4.5.1预算管理

根据营销公司的实际业务情况和对费用控制的要求，将营销公司的预算控制在一级或二级科目，即在年度总预算中按一级或二级科目进行月度分解，立项时按一级或二级科目的月度分解进行控制。同时考虑到使用的灵活性、规范性和分析评价的全面准确性，在年度预算按照一级或二级科目进行月度分解后，还需要将年度预算的预算总额分解到二级科目或三级科目，但对二级或三级科目不再进行月度分解，即营销公司的预算控制到一级或二级科目的月度分解，评价到二级或三级科目。

由于不同的促销方式要实现的目标不一样，因此一级科目细分到二级科目的预算模板可能会不一样，通过业务的梳理，将营销公司现用的11个预算模板进行了整理和分类，产品促销的二级科目采用一个标准的模板，区域促销的二级科目采用三个模板（标杆建设、新开发渠道、区域提升）、库存促销采用一个标准模板，客户营销采用一个标准模板，金融和会议采用一个标准模板。下面将详细介绍如何对营销公司现有的业务进行预算管理。

4.5.1.1年度预算导入

4.5.1.1.1业务描述

为了保证预算数据的准确性和一致性，营销公司各业务部门（欧曼销售部、VT销售部、专用车部、LNG销售部、客户营销部、销售管理部等）费用管理员在每年12月15日前完成各部门下一年度的预算编制，并提交到营销公司的财务部，营销公司财务的费用管理员按本系统导出的模板（详见图4-1—图4-6）对各部门的预算进行整理和汇总，并在每年12月26日之前导入到本系统中。

4.5.1.1.2业务单据和模板

营销公司财务部费用管理员分别从下列单据中导出预算模板，根据导出的模板在Excel中编制预算，编制完成后分别导入到本系统中，具体导入的页面单据如下图：

 

4.5.1.1.3业务规则

促销费用的预算，由营销公司财务部费用管理员负责统一导入。

4.5.1.2年度预算调整

4.5.1.2.1业务描述

营销公司根据实际业务情况，每年的年中会进行一次年度预算调整，可能会调增或调减年度预算。为了保证年度预算调整的规范性和安全性，且能查阅年度预算调整前后的金额，年度预算的调整线下走报告审批，公司正式批准后，营销公司在进行分解报批后正式下发，营销公司财务部费用管理员将正式下发后的调整预算直接导入，调整的时候可查历史记录，详细单据详见4.6.1.2.2，只能调整当前月份和之后月份的预算金额，当月之前的月份显示实际立项金额

4.5.1.2.2业务单据

不同的促销方式，预算编制的模板不一样，因此在调整预算时，填写的单据也会不同。年度预算的调整可能会涉及到产品促销的预算调整、库存促销预算调整等，因此本系统中调整的预算可能有：年度预算调整、产品促销预算调整、区域促销预算调整、库存促销预算调整、金融和会议预算调整，具体单据页面如下图所示：

 

图4-1 促销费用的年度预算调整单据

 

图4-2 产品促销预算调整单据

 

图4-3 区域促销预算调整单据

 

图4-4 库存促销预算调整单据

 

图4-5 客户营销预算调整单据

 

图4-6 金融会议预算调整单据

4.5.1.2.3业务规则

    促销费用的调整由财务部门的费用管理员统一操作。

年度预算的调整会自动更新原先的预算数据，本系统将记录预算调整前后的值，可以在促销费用数据统计分析（详见4.6.4）中查看调整情况。

4.5.1.3月度计划调整

4.5.1.3.1业务描述

营销公司各业务部门可根据业务情况，每个月月底（25日-28日）时，在系统中调整下月及后续月份的计划。各业务部门只能查看和调整本部门的预算情况，且调整后的年度预算总额不能超过部门的年度预算总额。月度计划的调整需要通过流程控制，具体的流程详见4.6.1.3.2

4.5.1.3.2业务流程

4.5.1.3.3业务单据

月度计划的调整可能是由不同的促销方式引起的，不用促销方式的预算编制的模板不一样，因此在调整月度计划时，除了要调整月度计划中的一级或二级科目外，还可能需要调整二级或三级科目的预算。本系统中调整的预算可能有：年度预算月度分解、产品促销、区域促销、库存促销、金融和会议的二级科目分解、客户营销的三级科目分解。月度计划的调整、二级科目和三级科目的分解的单据和年度预算调整中一样，但月度计划的调整需要通过流程控制，且月度计划的调整、二级科目和三级科目的分解需要走不同的流程，详见4.6.1.3.2，每个部门只能看到和调整本部门的数据，调整时用到的单据详见4.6.1.2.2（注：每个部门只能调整本部门，且调整后的总额不允许超过本部门的总预算）

4.5.1.3.4业务规则

   月度计划的调整，由各业务部门的费用管理员负责。

   月度计划调整时，不允许超过年度预算总额。

如果各业务部门调整月度计划时会影响部门的年度预算，需要进行年度预算调整（详见4.6.1.2）。

可以在促销费用数据统计分析（详见4.6.4）中查看调整数据与原始数据的对比分析。

4.5.2立项管理

4.5.2.1立项申请

4.5.2.1.1业务描述

促销费用的立项的发起有两条线：一条线是由经销商发起的报告类费用项目；另一条线是由企业内作业部发起的方案类费用项目。立项时要将报告或方案的详细内容采取附件形式上传，并填写详细的方案会签单、立项登记表、立项明细、开票下浮的内容。促销费用立项的审批流程详见4.6.2.2，立项方案会签单中需要填写的具体内容详见4.6.2.3。立项审批通过后将占用预算，并将开票下浮的数据推送到SAP系统中。

立项按照预算月度分解进行控制，即立项时各个月份的计划金额要在当月的预算范围之内（小于本月预算金额-本月已立项金额），如果出现超月度预算但未超过年度预算，则需调整月度计划（详见4.6.1.3），若出现超过年度预算的情况，则需要调整年度预算（详见4.6.1.2）。

在立项的方案中可能涉及到促销费之外的费用，例如服务费，传播费。本系统中，方案的立项人或部门，在立项会签单中列出促销费用之外的费用和列支部门，系统通过判断，如果促销费用及其他费用均在列支部门的总预算范围之内，则根据实际列支的费用和部门发起服务费的立项子流程和传播费立项子流程，将流程提交到相应部门的费用管理员进行审核，相关部门的费用管理员填写或选择这些费用的相关科目，然后流程汇合到一起，进行会签，最终审批人进行审核，如果最终审批人不同意，则立项失败，如果完全同意，则占用各列支部门的预算，如果部分同意，则将审批意见和会签单返回到立项人，立项人根据审批意见分发到相关列支部门的费用管理员进行修改，修改完成后占用预算，立项成功。

立项时若选择了该方案是另一个方案的子方案，需要控制该方案立项金额在总方案的范围内（小于 总方案立项金额 减去 总方案下已经立项的子方案总额），且子方案科目分解的预算也在总方案科目分解的预算内，子方案立项成功后，就扣除总方案相应科目的立项金额。

对于预算外的项目立项，不通过预算控制，需要严格按流程执行，在数据统计分析中需要对预算外的项目进行评价。

4.6.2.1.2业务流程

 

4.6.2.1.3业务单据

立项的申请，需要按下图所示的单据填写，并提交审核，此单据包含四部分内容：方案的主要数据信息、立项会签单、立项登记表、立项明细、开票下浮。

 

方案的主要数据信息

 

立项会签单

 

立项登记表

 

立项明细

 

开票下浮

4.6.2.1.4业务规则

1. 开票下浮的数据中，大区和市场部必填，经销商若不填，代表该市场部的所有经销商均享受此政策，经销商若填写，则代表该政策只针对此经销商。开票下浮的数据推送到SAP后，SAP需要开发相应功能存储开票下浮的数据，并在发车时能够获取到该车开票下浮的数据。

2. 审批结束后，占用预算。

 

4.5.2.2立项释放

4.6.2.1.1业务描述

促销费用立项时，可能会将费用分解到了多个月，每个月结束后，营销公司将根据实销情况将释放部分立项费用（即调整立项费用，释放部分预算），为后续立项提供更多的预算额度。为了业务的灵活性和立项的规范性，只有立项人才能释放立项费用，释放立项费用时，先选择方案，获取该方案最初的会签单和立项登记表，在此基础上修改促销费用立项总金额和立项登记表的数据，提交审核完后，释放占用的预算。

4.6.2.1.1业务流程

通路作业部->作业部预算管理员->销售中心预算管理员->财务预算管理员->科长->部长->通路副总->销售中心主任->财务部长

4.6.2.1.1业务单据

与立项申请单据相同

4.6.2.1.1业务规则

只有立项人才能释放立项费用。

4.5.2.3经销商报告申请

4.5.2.1.1业务描述

为了便于经销商了解报告的审批状态，本系统增加了经销商报告申请审批流程，由各经销商在DMS系统中填写经销商申请报告，提交到费控系统中，市场部行销经理、大区总经理依次在本系统中进行审核，销售中心费用管理员确认列支部门和列支科目，确认完后，经销商报告申请的流程结束，费用管理员开始走立项流程。

经销商的报告提交到费控系统后，费控系统可以根据营销中心的规定，在固定节点将审批意见推送到DMS系统中。

4.5.2.1.2业务流程

经销商提交申请报告（DMS系统）--市场行销经理（推送审核意见到DMS））--大区总经理（推送审核意见到DMS）--销售中心费用管理员

 

4.5.2.1.3业务单据

 

此单据在DMS系统中填写，在本系统中审核，审核时不允许更改DMS中填写的数据信息。

4.5.3兑现管理

4.5.3.1业务描述

促销费用的兑现分为方案兑现和报告兑现。方案兑现是选择某个方案进行兑现，报告兑现可能一次兑现多个立项方案。促销费用的兑现按照兑现主体不同又分为两种形式：公司内部报销和经销商兑现。

经销商的方案兑现按照立项单台控制，由作业部提报，作业部费用管理员在促销费用数据统计分析的DMS实销数据查询页面（详见4.5.4.1.3）选择某个方案后，本系统将该方案涉及的经销商的实销数据从DMS系统导入到本系统中，作业部费用管理员从本系统中导出实销数据，并对实销数据进行计算汇总，将汇总完的数据导入到经销商方案兑现明细单中（详见4.5.3.3促销费用方案兑现-明细表），并填写兑现汇总表（详见4.5.3.3促销费用方案兑现-汇总表）。兑现审批完成后，本系统将相关的上传表数据推送到DMS系统中。

经销商的报告兑现按照立项单台控制，各部门兑现本部门的，由各作业部提报，作业部费用管理员从DMS导出各立项相关的实销数据进行核算，核算完后按本系统提供的固定格式（详见4.5.3.3促销费用报告兑现-上传表）进行整理，整理完后导入到本系统中，并填写兑现汇总表（详见4.5.3.3促销费用报告兑现-汇总表），在本系统中审批。审批完成后，本系统将相关上传表推送到DMS系统中。

公司内部报销按照总额控制，公司内业务部门报销时需要选择费用列支部门，可以在一个报销单据中报销多个方案的费用，具体的业务单据详见4.5.3.3促销费用报销（单个列支部门）兑现表，费用报销审批完成后，将凭证推送到SAP中，系统自动兑现。

在方案结束后的半个月，如果该方案还未兑现，则发送邮件到方案的立项人进行提醒。

4.5.3.2业务流程

1）方案兑现的审批流程：

   

    营销财务负责人审批完成后，系统直接形成上传表，上传到DMS中，不需要再编制政策上传表。

2）报告兑现的审批流程：

 

    营销财务负责人审批完成后，系统直接形成上传表，上传到DMS中，不需要再编制政策上传表

3）报销兑现的审批流程：

   

4.5.3.3业务单据

 

促销费用方案兑现-汇总表

 

促销费用方案兑现-明细表

 

促销费用报告兑现-汇总表

 

促销费用报告兑现-上传表

 

 

促销费用报销兑现（单个列支部门）

4.5.3.4业务规则

由于预算误差或者市场变化，或者经销商取得优异业绩，可能会出现销量超出预算的情况，也就是说按照单台兑现，总金额超出预算额度。考虑到操作的便利性而且促销费用按单台控制，对兑现不做控制，但在数据分析中进行评价。

4.5.4促销费用数据维护统计分析

4.5.4.1基础信息维护

4.5.4.1.1产品基础信息

为了按照整车编号对立项和兑现进行分析，本系统中增加了产品基础信息维护功能，将整车编号与版次、功能、系列等对应，本系统在使用前需要将产品信息导入到系统中，后续可以进行新增、编辑、删除的操作。

 

4.5.4.1.2经销商基础信息

在立项和兑现时，涉及到经销商的数据信息，为了使数据录入便捷，操作简单，本系统中增加了经销商基础信息维护功能，包括经销商的大区、市场部、经销商名称、经销商编号等。本系统在使用前需要将经销商的基础信息导入到系统中，后续可以对经销商信息进行新增、编辑、删除的操作。

 

4.5.4.1.3 DMS实销数据查询

由于目前在 DMS中根据方案查询实销数据比较繁琐，考虑在费控系统中选择通过选择方案后，按照整车编号或车架号（超期车促销按车架号取）直接从DMS中取出实销数据，保存到费控系统中，便于后期直接在本系统中查询实销数据。具体的单据页面如下图所示：

 

4.5.4.2预算使用情况汇总表

为了便于查询各个部门预算的使用情况，本系统中提供了预算使用情况汇总表，按月份统计每个部门不同科目的立项金额和单台。可以根据用户需求，筛选相关数据，报表的具体格式如下图所示：

 

4.5.4.3方案明细汇总表

为了统计汇总方案信息，查看方案的具体实施情况包括各个月立项金额、兑现金额、已发生未兑现的金额，本系统提供了方案明细汇总表，可以根据需求查询单个方案或某个部门所有方案信息，方案明细汇总表中的每月实际兑现，按照兑现明细表中的实销日期进行月份汇总统计，具体的汇总表格式如下图所示：

 

 

4.5.4.5政策兑现底表

为了了解每辆车的发车、兑现情况，本系统设计了政策兑现底表，包括每辆车的发车日期、销售日期、开票日期、兑现金额、经销商等。

发车日期和开票日期由SAP同步（可以考虑每天同步一次）到费控中，销售日期在兑现时从DMS同步到费控中，兑现金额、经销商数据在费控系统中生成。具体的政策兑现底表的格式如下：

 

 

 

4.6资金管理

    目前资金支付的申请都采用手工方式，业务申请审批结束后，资金科制单岗在SAP制凭证，资金出纳根据制单凭证收付现金或通过网银转账。在处理资金支付的业务中，大量时间在审批过程中，且申请的信息都采用手工台账方式记录，不便于查询，为了对资金收付流程的统一化、规范化和标准化的管理，在本系统中建立了资金管理模块。

资金管理模块中包含三大业务模块：借/还款管理、付款管理、收款管理

4.6.1借/还款管理

4.6.1.1个人借款申请

4.6.1.1.1业务描述

与出差无关的借款走借款申请单，如果个人借款去支付外部单位，则走预付款申请流程

4.6.1.1.2业务流程

4.6.1.1.3业务单据

 

4.6.1.1.4业务规则

1. 凭证只是在费用稽核岗（制单）可见，凭证里的部分数据来自申请单中的内容，允许费用稽查人员审核和修改。

2. 借款申请单审批流程结束后，资金科出纳岗确认支付。

3. 借款申请凭证中涉及到的借贷关系有：

借方 贷方 说明

其他应付款--个人借款--个人名字 银行存款--快捷代发

 

4.6.1.2还款申请

4.6.1.2.1业务描述

还款时需要和借款关联。

4.6.1.2.2业务流程

还款申请的业务流程：出纳收款确认--资金制单

4.6.1.2.3业务单据

 

 

4.6.1.2.4业务规则

1. 同一笔业务不允许有两笔借款

2. 还款申请凭证中涉及到的借贷关系有：

借方 贷方 说明

银行存款--基本户 其他应付款--个人借款--个人名字（负数） 记账代码

借方：40

贷方 31

现金--人民币 其他应付款--个人借款--个人名字（负数）

 

4.6.2付款管理

4.6.2.1预付款申请单

4.6.2.1.1业务描述

费用和供应商预付款采用预付款申请单。

4.6.2.1.2业务流程

4.6.2.1.3业务单据

 

4.6.2.1.4业务规则

1. 凭证只是在费用稽核岗（制单）可见，凭证里的部分数据来自申请单中的内容，允许费用稽查人员审核和修改。

2. 只有选择了承兑，才会出现填写承兑票号和承兑金额的表格

3. 同一个领导，即使在报销审批节点已经申批，在资金审批节点还需要再次审批。资金节点审批时，需要相关领导插入秘钥，才能进行审批。

4. 预付款申请单审批流程结束后，根据付款方式不一样，后续的操作不同。

1）如果付款方式方式为承兑，流程结束，不需要支付，将凭证推送到SAP，把承兑票号推送到SAP，SAP需要根据承兑票号（可能是多个）修改承兑票号的状态。

2）如果付款方式方式为电汇，则在本系统中走完审批流程后，使用银企直连支付，支付成功后，填写凭证信息（借：预付账款--单位名称编号  贷：银行存款--基本户），将凭证信息推送到SAP中。

3）如果付款方式一部分电汇，一部分承兑，在本系统中走完审批流程后，财务出纳岗根据审核意见，手工输入承兑金额、承兑票号（从SAP查询）和电汇金额，将电汇的金额通过银企直连支付，费用稽核岗（制单）在一笔凭证中记录承兑和电汇的金额。

4）如果支付方式是支票，贷方科目银行存款--基本户，借方其他应付款--其他往来--单位名称编号。支票的票号存放在“分配”栏中。

5. 预付款凭证中涉及到的借贷关系有：

借方 贷方 说明

J预付账款--单位名称编号 银行存款--基本户

4.6.2.2转账申请单（三方转账或单方转账）

4.6.2.2.1业务描述

本系统中的转账业务仅包括委改款转车款和供应商货款转经销商车款，其他转账不在本系统中体现，在办理转账业务时要求上传转账证明或第三方协议扫描件，填写本单据，在审票时必须要有符合财务制度的原始凭证，不允许以复印件、传真件等原始凭证入账。

非同一单位转款，供应商或委改厂必须出具加盖财务专用章的收款收据。

该转账业务必须保证转出单位整体不欠款的情况下方能办理。

4.6.2.2.2业务流程

4.6.2.2.3业务单据

 

4.6.2.2.4业务规则

1. 采购部门提报的时候，需要确认转账性质是否在质保金基数内转账，如果不确定的话，需要向往来会计了解。

2. 营销公司销售部提报的时候，需要明确是否为同一单位转账。

3. 凭证只是在费用稽核岗（制单）可见，凭证里的部分数据来自申请单中的内容，允许费用稽查人员审核和修改。

4. 转账申请只需要记账，无实际的支付操作。

5. 转账申请凭证中涉及到的借贷关系有：

借方 贷方 说明

应付账款--关联方--单位名称编号 应收账款--非关联方--单位名称编号 记账代码：借方21  贷方是11

应付账款--非关联方--单位名称编号 应收账款--关联方--单位名称编号

 

4.6.2.3外部单位往来报销资金付款

4.6.2.3.1业务描述

费用报销过程中，如果涉及到外部单位往来报销，则费用报销流程结束后，启动该付款流程，部分数据从费用报销流程中带入。

4.6.2.3.2业务流程

4.6.2.3.3业务单据

 

 

4.6.2.3.4业务规则

1. 资金科科长根据领导意见、合同规定、公司制度（规定多少以下承兑，对少以下电汇），填写电汇金额，如果同时存在承兑，则需要填写承兑金额、承兑票号，多个承兑编号用英文的逗号分隔，如果是支票则填写支票号。

2. 只有选择了承兑，才会出现填写承兑票号和承兑金额的表格

3. 如果有特殊情况，直接找领导，不按合同和规则支付，需要领导联系资金科科长，资金科科长根据领导意见填写电汇和承兑金额，通过加签步骤让领导审批。

4. 凭证只是在资金（制单）可见，凭证里的部分数据来自申请单中的内容，允许费用稽查人员审核和修改。

5. 往来报销资金付款审批流程结束后，根据付款方式不一样，后续的操作不同。

1）如果付款方式方式为承兑，流程结束，不需要支付，将凭证推送到SAP。

2）如果付款方式方式为电汇，则在本系统中走完审批流程后，使用银企 直连支付，支付成功后，填写凭证信息（借：其他应付款--其他往来--

        单位名称编号  贷：银行存款--基本户），将凭证信息推送到SAP中。

3）如果付款方式一部分电汇，一部分承兑，在本系统中走完审批流程后， 财务出纳岗根据审核意见，手工输入承兑金额、承兑票号（从SAP查询）

   和电汇金额，将电汇的金额通过银企直连支付，费用稽核岗 （制单）在

   一笔凭证中记录承兑和电汇的金额。

   4）如果支付方式是支票，贷方科目银行存款--基本户，借方其他应付款--其他往来--单位名称编号。支票的票号存放在“分配”栏中。

6. 费用付款凭证中涉及到的借贷关系有：

借方 贷方 说明

其他应付款--其他往来--单位名称编号 银行存款--基本户 记账代码：借方29  贷方50

应收票据--银行承兑汇票 多个承兑票号，需要有多个贷方，在SAP的其他中，需要输入现金流量和承兑票号。

 

4.6.2.4临时付款申请

4.6.2.4.1业务描述

供应商、委改厂临时付款

4.6.2.4.2业务流程

 

4.6.2.4.3业务单据

 

 

4.6.2.4.4业务规则

1. 往来会计触发此流程，营销公司是负责委改的往来会计触发

2. 只有选择了承兑，才会出现填写承兑票号和承兑金额的表格

3. 凭证只是在费用稽核岗（制单）可见，凭证里的部分数据来自申请单中的内容，允许费用稽查人员审核和修改。

4. 同一个领导，即使在报销审批节点已经申批，在资金审批节点还需要再次审批。资金节点审批时，需要相关领导插入秘钥，才能进行审批。

5. 往来报销资金付款审批流程结束后，根据付款方式不一样，后续的操作不同。

1）如果付款方式方式为承兑，流程结束，不需要支付，将凭证推送

        到SAP。

2）如果付款方式方式为电汇，则在本系统中走完审批流程后，使用银企直连支付，支付成功后，填写凭证信息（借：其他应付款--其他往来--单位名称编号  贷：银行存款--基本户），将凭证信息推送到SAP中。

3）如果付款方式一部分电汇，一部分承兑，在本系统中走完审批流程后， 财务出纳岗根据审核意见，手工输入承兑金额、承兑票号（从SAP查询）和电汇金额，将电汇的金额通过银企直连支付，费用稽核岗（制单）在一笔凭证中记录承兑和电汇的金额。

4）如果支付方式是支票，贷方科目银行存款--基本户，借方其他应付款 --其他往来--单位名称编号。支票的票号存放在“分配”栏中。

6. 临时付款凭证中涉及到的借贷关系有（待确认）：

借方 贷方 说明

应付账款--非关联方--单位名称编号 银行存款--基本户 记账代码：借方21 贷方50

应付账款--关联方--单位名称编号 银行存款--基本户

应收票据（涉及到承兑）

 

4.6.2.5供应商付款计划审批单

4.6.2.5.1业务描述

往来会计将原始表上传到本系统中进行审核，审核结束后，该流程仅审批付款计划表，不存在支付，流程审批结束后，如果存在现汇的情况，需要将实际电汇清单在费控系统中走批量付款流程，通过银企直连支付，资金制单。承兑的数据由资金科线下支付，不在费控系统体现。

4.6.2.5.2业务流程

往来会计--采购部部长--主管副总裁--财务部长--财务运营总监（通知到资金科科长和出纳）

4.6.2.5.3业务单据

 

4.6.2.5.4业务规则

1. 供应商付款采取批量导入方式，该流程只是审核付款付款计划表，不做实际支付，不做凭证。

2. 总共四个付款计划表：供应商付款计划表（保内配件、零部件、辅料）、配件的付款计划表（配件财务科制作）、委改付款计划表（营销财务科）。

4.6.2.6其他付款申请单

4.6.2.6.1业务描述

贷款支付（现汇）、贷款利息支付（现汇）、质保金付款（由费用管理员确定支付方式：快捷代发、现汇）、退还押金（快捷代发）、退还招标保证金（由费用管理员确定支付方式：快捷代发、现汇）、清户均此采用走其他付款申请单流程，质保金付款和清户需要资金科科长确定支付方式和金额，税金的支付需要去银行柜台缴纳，不在本系统中体现。

4.6.2.6.2业务流程

4.6.2.6.3业务单据

 

 

4.6.2.6.4业务规则

1. 退换个人押金，需要收款人账号信息，在收款单位处填写个人姓名，开户银行和账号，填写个人的账号。

2. 质保金付款凭证中涉及到的借贷关系有：

借方 贷方 说明

财务费--贷款利息 银行存款--基本户 记账代码：借方40 贷方50

 

4.6.2.7批量付款申请

4.6.2.7.1业务描述

根据资金科的管理，月末最后四天支付供应商付款，出纳每天维护需要付电汇的清单，导入到本系统中，进行支付。

4.6.2.7.2业务流程

出纳导入需要电汇的清单--资金科科长--资金科制单--出纳确认付款

4.6.2.7.3业务单据

 

4.6.2.7.4业务规则

 

4.6.3收款管理

4.6.3.1收款通知单（现金）

4.6.3.1.1业务描述

包含收押金和收招标保证金，如果收的质保金是通过银行转账方式，则不用此单据，通过银行收款单制凭证。

4.6.3.1.2业务流程

业务部门提报--业务部门科长--业务部门部长--财务部长

4.6.3.1.3业务单据

 

4.6.3.1.4业务规则

收款通知（现金）凭证中涉及到的借贷关系有：

借方 贷方 说明

现金--人民币

其他应付款--个人借款--个人名字（负数）

营业外收入--保险返利款

营业外收入--出售无形资产收益

营业外收入--处理固定资产净收益

营业外收入--罚款净收入

营业外收入--固定资产盘盈

营业外收入--捐赠收入

营业外收入--赔偿金收入

营业外收入--其他收入

营业外收入--无法支付款项

营业外收入--政府补助利得

应交税费--应交增值税--销项税

其他应付款--单位往来--单位名称

 

4.6.3.2银行收款单（电汇）

4.6.3.2.1业务描述

费控系统每天定期通过银企直连，查询银行的收款信息，包含经销商车款信息、保证金，招标保证金，罚款，补办合格证款，公司有专用收车款和保证金的银行账户（例如，银行存款--怀柔中行0568-VT销售部等），并根据收款信息生成凭证。

4.6.3.2.2业务流程

通过银企直连查询的收款信息，不需要单独在走审批流程，直接选择部分收款记录信息生成凭证。

4.6.3.2.3业务单据

 

4.6.3.2.4业务规则

1. 存在特殊情况，凭证无法统一化，为每个账号统一一个凭证规则，其他的特殊情况，需要手工编辑凭证

2. 可能存在SAP中同步的单位名称与银行汇款的单位名称不一致，需要规范SAP中的主数据信息。

3. 银行收款凭证中涉及到的借贷关系有

借方 贷方 说明

银行存款--截屏（20种） 促销活动费

银行存款--截屏（20种） 其他业务收入--截屏（15种）

银行存款--截屏（20种） 应交税费--应交增值税--销项税

银行存款--截屏（20种） 营业外收入--保险返利款、营业外收入--出售无形资产收益、营业外收入--处理固定资产净收益、营业外收入--罚款净收入、营业外收入--固定资产盘盈、营业外收入--捐赠收入、营业外收入--赔偿金收入、营业外收入--其他收入、营业外收入--无法支付款项、营业外收入--政府补助利得

 

 

4.7合同台账管理

4.7.1业务描述

为了了解合同的付款情况，在费用审核的过程查询合同的相关商业条款，本系统增加了合同台账管理的模块，该模块仅对报销类所依据的合同台账进行管理。

各业务报销部门录入合同的信息，合同信息包括部门、合同名称、合同相对方、合同类别、合同编号、标的额（万元）、合同终止期限、合同支付次数、合同约定的发票类型、合同约定的支付方式、合同内容采取附件上传方式。

报销审批或付款申请时关联相关合同，审批通过后将付款信息回写到合同信息中，可以在合同台账中进行跟踪查询付款情况。

 

4.7.2业务单据

一、合同台账录入

 

二、合同台帐查询

 

 

4.7.3业务规则

1. 只录入和费用报销强相关的合同作为费用报销的依据使用。

2. 附件上传中需提供合同首页、商务条款、盖章页的扫描件，标准版合同需要上传单价信息表。

3. 回款信息在合同录入时不需要填写，是报销后系统回写的数据。可以在台账中查询。

4. 合同台账可以按不同维度查询所有的合同，通过点击合同名称的链接查看合同详情以及回款信息。

 

4.8其他需求

该文档中的接口规则和接口功能只是业务层面，具体的开发层面的描述与各接口的人员沟通后在详细设计文档中明确。

4.8.1影像、条形码

4.8.1.1业务描述

 

4.8.1.2接口规则

 

4.8.2电子签名

4.8.2.1业务描述

 

4.8.2.2接口规则

 

4.8.3银企直连

4.8.3.1业务描述

银企直联是通过互联网或专线方式的方式，使企业的财务系统与银行综合业务系统实现对接，企业无需专门登录网上银行，就可以利用自身财务系统自主完成对其银行账户包括分(子)公司银行账户的查询、转账、资金归集、信息下载等功能。

本系统通过银企直连方式可以进行资金划转和业务查询

4.8.3.2接口规则

1. 交易状态查询

字段 说明

termid 代表一台企业前置机:E开头+前置机IP地址（各段补零，无小数点12位）

trnid 客户端产生的报文编号

custid 企业在中行网银系统的客户编码:数码1-10位

cusopr 企业操作员代码:字母数字标点串 1-20位

trncod 交易代码:b2e开头加4位数字

token 交易验证标识，签到时生成、签退时注销

transtype 交易类型

insid 指令ID

obssid 网银交易流水号 10位最大2147483647

 

2. 对账单查询

字段 说明

termid 代表一台企业前置机:E开头+前置机IP地址（各段补零，无小数点13位）

trnid 客户端产生的报文编号

custid 企业在中行网银系统的客户编码:数码1-11位

cusopr 企业操作员代码:字母数字标点串 1-21位

trncod 交易代码:b2e开头加5位数字

token 交易验证标识，签到时生成、签退时注销

custdt 客户端日期时间

oprpwd 登录密码

ibknum 查询账户的联行号

actacn 查询账户的账号

billdate 对账单日期

begnum 本次查询的交易起始位置

recnum 查询记录数

 

3. 公对公转账汇款

字段 说明

termid 代表一台企业前置机:E开头+前置机IP地址（各段补零，无小数点12位）

trnid 客户端产生的报文编号

custid 企业在中行网银系统的客户编码:数码1-10位

cusopr 企业操作员代码:字母数字标点串 1-20位

trncod 交易代码:b2e开头加4位数字

token 交易验证标识，签到时生成、签退时注销

transtype 交易类型

insid 指令ID

obssid 网银交易流水号 10位最大2147483647

fribkn 1、可空数码5位 2、联行号有对应的省行联行号

actacn 付款账号

actnam 付款人名称

toibkn 收款行联行号

tonacn 收款账号

toname 收款人名称

toaddr 收款人地址

tobknm 收款人开户行名称

trnamt 转账金额

trncur 转账货币

priolv 报文发送优先级(0-普通；1-加急)

furinfo 用途

trfdate 要求的转账日期 YYYYMMDD

trftime 要求的转账时间HHMMSS

comacn 手续费账号

 

4. 公对公定向状态支付

字段 说明

termid 代表一台企业前置机:E开头+前置机IP地址（各段补零，无小数点13位）

trnid 客户端产生的报文编号

custid 企业在中行网银系统的客户编码:数码1-11位

cusopr 企业操作员代码:字母数字标点串 1-21位

trncod 交易代码:b2e开头加5位数字

token 交易验证标识，签到时生成、签退时注销

transtype 交易类型

insid 指令ID

obssid 网银交易流水号 10位最大2147483648

fribkn 1、可空数码5位 3、联行号有对应的省行联行号

actacn 付款账号

actnam 付款人名称

toibkn 收款行联行号

tonacn 收款账号

tobknm 收款人开户行名称

trnamt 转账金额

trncur 转账货币

priolv 报文发送优先级(0-普通；1-加急)

furinfo 用途

trfdate 要求的转账日期 YYYYMMDD

trftime 要求的转账时间HHMMSS

comacn 手续费账号

 

5. 公对私转账汇款

字段 说明

termid 代表一台企业前置机:E开头+前置机IP地址（各段补零，无小数点14位）

trnid 客户端产生的报文编号

custid 企业在中行网银系统的客户编码:数码1-12位

cusopr 企业操作员代码:字母数字标点串 1-22位

trncod 交易代码:b2e开头加6位数字

token 交易验证标识，签到时生成、签退时注销

transtype 交易类型

insid 指令ID

obssid 网银交易流水号 10位最大2147483649

fribkn 1、可空数码5位 4、联行号有对应的省行联行号

actacn 付款账号

actnam 付款人名称

toibkn 收款行联行号

acttyp 收款账户类型 1、可空119:借记卡101:普活活期188:活一本103：信用卡

tonacn 收款账号

toname 收款人名称

toaddr 收款人地址

tobknm 收款人开户行名称

trnamt 转账金额

trncur 转账货币

priolv 报文发送优先级(0-普通；1-加急)

cuspriolv 客户处理优先级

furinfo 用途

trfdate 要求的转账日期 YYYYMMDD

trftime 要求的转账时间HHMMSS

comacn 手续费账号

bocflag 收款人是否中行账号

 

6. 公对信用卡转账

字段 说明

termid 代表一台企业前置机:E开头+前置机IP地址（各段补零，无小数点15位）

trnid 客户端产生的报文编号

custid 企业在中行网银系统的客户编码:数码1-13位

cusopr 企业操作员代码:字母数字标点串 1-23位

trncod 交易代码:b2e开头加7位数字

token 交易验证标识，签到时生成、签退时注销

transtype 交易类型

insid 指令ID

obssid 网银交易流水号 10位最大2147483650

fribkn 1、可空数码5位 5、联行号有对应的省行联行号

actacn 付款账号

actnam 付款人名称

toibkn 收款行联行号

tonacn 收款账号

toname 收款人名称

toaddr 收款人地址

tobknm 收款人开户行名称

trnamt 转账金额

trncur 转账货币

furinfo 用途

trfdate 要求的转账日期 YYYYMMDD

 

7. 跨行实时付款

字段 说明

termid 代表一台企业前置机:E开头+前置机IP地址（各段补零，无小数点16位）

trnid 客户端产生的报文编号

custid 企业在中行网银系统的客户编码:数码1-14位

cusopr 企业操作员代码:字母数字标点串 1-24位

trncod 交易代码:b2e开头加8位数字

token 交易验证标识，签到时生成、签退时注销

transtype 交易类型

insid 指令ID

obssid 网银交易流水号 10位最大2147483651

fribkn 1、可空数码5位 6、联行号有对应的省行联行号

actacn 付款账号

actnam 付款人名称

toibkn 收款行联行号

tonacn 收款账号

toname 收款人名称

type 收款人类型

ibknum 付费人联行号

ffacn 付费人账号

trnamt 转账金额

trncur 转账货币

priolv 客户处理优先级

furinfo 附言

 

 

4.8.4移动办公

4.8.4.1业务描述

除了通过PC电脑访问费控系统外，还可以通过手机终端的形式访问客户端。

4.8.4.2接口规则

可以通过手机终端登录费控系统，查看待办事项，处理相关事宜。

4.8.5接口管理

4.8.5.1短信接口

公司流程的审批也是要求及时高效的，比如出差，比如采购，都要求有时效性，流程发起人在系统里是可以实现催办的，但如果想实现某些关键步骤限时办理，超过了限办时间就短信提醒。

另外在资金支付环节，在费控系统支付完后，可短息通知收款人。

4.8.5.2 DMS接口

1.从DMS中获取实销数据

字段 说明

实销期限（起） 请求参数

实销期限（止）

　 　

一级科目 　

二级科目 　

三级科目 　

部门 　

地区 　

地级市 　

经销商 　

车架号 　

功能 　

版次 　

系列 　

驱动 　

轴距 　

整车编号 　

开票日期 　

实销日期 　

台阶政策单台 　

二网售车 　

人员激励 　

行销活动 　

金融 　

会议 　

其他 　

合计 　

前期享受过的政策数 　

备注 　

 

    2.经销商将DMS中的经销商报告推送的本系统中。

字段 说明

大区 　

市场部 　

经销商 　

经销商

报告负责人 　

电话 　

传真 　

邮箱 　

车辆底盘号 　

实销日期 　

本次申请政策及金额 　

内容详细扼要 　

经销商单位名称 　

提报日 　

 

 

2.费控系统将上传表推送到DMS系统中。

字段 说明

大区 　

市场部 　

经销商 　

经销商代码 　

信贷范围 　

VIN号 　

返利类型代码 　

返利金额 　

描述 　

政策维护日期 　

文件编码 　

 

4.8.5.3 SAP接口

1. 从SAP获取费用科目基础数据

字段 说明

科目编码 　

科目名称 　

科目类别 日常|变动|专项|项目

 

2. 从SAP获取经销商基础数据

字段 　

经销商编号 　

经销商大区 　

大区 　

市场部 　

分类 　

 

3. 从SAP获取供应商基础数据

字段 说明

供应商编号 　

供应商名称 　

供应商地址 　

开户行 　

银行账号 　

 

4. 从SAP获取产品基础数据

字段 说明

整车编号 　

版次 　

功能 　

系列 　

驱动 　

排放 　

轴距 　

发动机 　

功率 　

 

5. 将凭证信息推送到SAP

字段 说明

公司代码 默认2450

物料 　

行项目 　

记账代码 　

特别总账标记 　

借贷标识 　

文本 报销事由

科目 科目代码

成本中心代码 　

说明 科目名称

分配 　

金额 　

税码 　

反记账 　

信用范围 　

贷方控制范围 　

业务范围 　

利润中心 　

 

6. 将开票下浮数据推送到SAP

字段 说明

经销商编号 　

整车编号 　

政策额度 　

开始时间 　

结束时间 　

备注 　

 

5. 其他非功能需求

5.1数据输入

5.2数据输出

5.3数据安全

5.4软件接口